График документооборота в бухгалтерии образец бланк

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота в бухгалтерии образец бланк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии

Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.

Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер

Как составить график документооборота в бухгалтерии

При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».

Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.

Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.

Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.

В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.

Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.

Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.

Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

График документооборота в бухгалтерии: образец

Вид документа и кол-во экз.	Составление	Обработка	Передача в архив
Ответственное лицо	Срок	Ответственное лицо	Срок	Ответственное лицо	Срок
Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз.	Кассир	1 день	Бухгалтер	1 день	Бухгалтер	5 лет (после проверки, ревизии
Табель учета раб. времени	Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики	5-е число месяца	Бухгалтер по расчету з/п	2 рабочих дня	Бухгалтер по расчету з/п	5 лет (после проверки, ревизии)
Приказ о направлении в командировку (3 экз.)	Отдел персонала	За 5 дней до даты убытия	Бухгалтер	1 рабочий день	Бухгалтер	75 лет
Авансовый отчет	Подотчетные лица	2 рабочих дня после прибытия	Бухгалтер	2 рабочих дня	Бухгалтер	5 лет (после проверки, ревизии
Документы на отгрузку (ТН, СФ)	Сотрудник склада	2 рабочих дня	Бухгалтер	7 рабочих дней

Перечень форм первичной учетной документации на 2020 год

Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.

Причина в том, что унифицированные и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации являются бумагами основой для каждой операции, сделки или событию, которые возникают в процессе работы.

Перечень документов можно поделить так:

• кадры, рабочее время и расчеты с персоналом
• работа с подотчетниками;
• работы в строительстве;
• услуги;
• основные средства;
• нематериальные активы, материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
• продукция и товарно-материальные ценности в местах хранения;
• денежные расчеты с населением с использованием ККТ;
• торговые операции;
• услуги общепита;
• кассовые операции;
• результаты инвентаризации;
• работа строительных машин и механизмов, работы в автотранспорте;
• расчетные документы;
• бланки строгой отчетности;
• бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
• сельскохозяйственная продукция и сырье.

Эксперты Системы Главбух собрали все типовые формы первичных документов в одном месте. Вы можете скачать нужный бланк и посмотреть пример его заполнения. Все формы разбиты по категориям: расчеты с персоналом, основные средства, кассовые операции и другие.

Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:

• акты о приеме-передаче;
• накладная;
• акт о приеме-сдаче;
• акт о списании;
• инвентарная карточка;
• инвентарная книга;
• акты по оборудованию.

Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.

Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Конкретных требований к форме и виду первичных документов закон не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета.

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

• кадровый;
• производственный;
• административно-хозяйственный;
• управленческий;
• бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

• эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
• оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
• управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
• управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота разрабатывается бухгалтерской службой предприятия. При необходимости к разработке графика могут быть привлечены и иные специалисты.

Разработка графика документооборота включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Сбор информация о документах, которые составляемых в каждом конкретном подразделении. По результатам сбора составляются списки.
2. Определение порядка взаимодействия между подразделениями при обработке отдельных видов документов.
3. Разработка оптимальных вариантов документооборота и составление графика. После разработки осуществляется процедура согласования.
4. Утверждается графика руководителем и введение графика в действие соответствующим приказом.

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер – обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

График документооборота по учету труда и заработной платы — часть № 1

Наименование документа	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	Личная карточка работника	Штатное расписание	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Код формы	ф. Т-1	ф. Т-2	ф. Т-3	ф. Т-5	ф. Т-6, ф. Т-6а
Количество экземпляров	1
Ответственный за составление	Специалист по кадрам
Документы, на основании которых составляются	Трудовой договор	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1), анкетные данные работника	Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, организационная структура учреждения	Заявление работника	Заявление работника, график отпусков (ф. Т-7)
Срок составления	В трехдневный срок со дня фактического начала работы	В течение трех рабочих дней с момента оформления приема работника на работу	На дату создания учреждения и при внесении изменений	При переводе работника на другую работу	За пять дней до начала отпуска
Ответственный за проверку	Начальник отдела кадров	Главный бухгалтер, начальник отдела кадров	Начальник отдела кадров
Срок проверки	Один день со дня составления
Кто утверждает (подписывает)	Руководитель, работник	Начальник отдела кадров	Руководитель, главный бухгалтер	Руководитель, работник
Срок утверждения (подписания)	1 день
Куда передается	Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)	Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)	Специалисту по кадрам, копия — в бухгалтерию	Специалисту по кадрам (в бухгалтерию — выписку из приказа)
Срок передачи	Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи	Трудовая книжка	—	—	Трудовая книжка, Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417)	Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417)
Документы, составляемые на основании данного	Личная карточка (ф. Т-2), Карточка-справка (ф. 0504417)	—	Расчетная ведомость (ф. 0504402)	—	Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425)
Место хранения	Кадровая служба, бухгалтерия
Ответственный за хранение	Специалист по кадрам, главный бухгалтер

График документооборота по кассе и прочим операциям — часть № 1

Наименование документа	Приходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер	Кассовая книга	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет	Авансовый отчет	Акт о списании бланков строгой отчетности	Требование-накладная
Код формы	(ф. 0310001)	(ф. 0310002)	(ф. 0504514)	—	(ф. 0504505)	(ф. 0504816)	(ф. 0504204)
Количество экземпляров	1	3
Ответственный за составление	Кассир	Подотчетное лицо	Подотчетные лица	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Документы, на основании которых составляются	Контрольная лента ККТ, заявления, счета, другие документы-основания	Заявление о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет, Авансовый отчет (ф. 0504505)	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	ПФХД	Билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, другие документы	Корешки выданных бланков больничных листов, родовых сертификатов, Отчет о выданных и испорченных БСО	Заявка на получение БСО
Срок составления	Перед приемом денежных средств (денежных документов)	Перед выдачей денежных средств (денежных документов)	При наличии кассовых операций в конце рабочего дня	По необходимости	На командировочные расходы — в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. По расходам на приобретение товаров (работ, услуг) и денежным документам не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства (денежные документы)	В течение трех дней со дня проверки БСО	В день совершения хозяйственной операции
Ответственный за проверку	Главный бухгалтер	Комиссия по поступлению и выбытию активов	Материально ответственное лицо
Кто утверждает (подписывает)	Главный бухгалтер, кассир	Руководитель, главный бухгалтер, кассир, получатель денежных средств (денежных документов)	Главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер, руководитель структурного подразделения, подотчетные лица	Руководитель, члены комиссии	Руководитель, МОЛ, бухгалтер материальной группы
Срок утверждения (подписания)	Главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после приема денежных средств (денежных документов)	Руководитель, главный бухгалтер — при получении документа, кассир — сразу после выдачи денежных средств (денежных документов)	Кассир — в день составления, главный бухгалтер — один день с момента поступления документа	Главный бухгалтер — один рабочий день со дня поступления документов, руководитель — в течение двух рабочих дней со дня поступления документов	В течение трех рабочих дней со дня поступления Авансового отчета (ф. 0504505)	В день составления
Куда передается	В бухгалтерию	В кассу	В бухгалтерию	В бухгалтерию, копия — МОЛ	Один экземпляр — в бухгалтерию, по экземпляру МОЛ
Срок передачи	В конце рабочего дня с листом кассовой книги	В день подписания	Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)	Регистры бухгалтерского учета	—	Регистры бухгалтерского учета	Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045)
Документы, составляемые на основании данного	Кассовая книга (ф. 0504514)	—	РКО (ф. 0310002), платежные документы	РКО, платежные документы	—
Место хранения	Касса учреждения	Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Главный бухгалтер

График документооборота по кассе и прочим операциям — часть № 2

Наименование документа	Путевой лист автомобиля	Акт выполненных работ (оказанных услуг) (в части предоставления услуг (работ) учреждением)	Договор на оказание платных медицинских услуг	Договор предоставления помещений в аренду	Акт о результатах инвентаризации	Договор с контрагентами (в части приобретения товаров, работ, услуг учреждением)
Код формы	(ф. 0345002, ф. 0345001)	—	—	—	(ф. 0504835)	—
Количество экземпляров	1	2	1	2
Ответственный за составление	Механик	Бухгалтер по расчетам с контрагентами	Юрисконсульт	Инвентаризационная комиссия	Контрагент
Документы, на основании которых составляются данные	—	Договор	—	Конкурсная (аукционная) документация	Инвентаризационные описи (сличительные ведомости)	ПФХД
Ответственный за проверку	Механик	Бухгалтер по расчетам с контрагентами	Главный бухгалтер	Инвентаризационная комиссия	Юрисконсульт, главный бухгалтер
Срок составления	Ежедневно	Согласно условиям договора	1 день	Согласно конкурсной (аукционной) документации	В течение 3 дней после окончания инвентаризации	—
Кто утверждает (подписывает)	Механик, водитель, лицо, ответственное за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра	Руководитель, контрагент	Руководитель	Контрагент, руководитель
Срок утверждения (подписания)	В день составления	1 день	1 рабочий день после получения	Не позднее 1 рабочего дня после составления
Куда передается	В бухгалтерию	в бухгалтерию, контрагенту	В бухгалтерию	По экземпляру — контрагенту и в бухгалтерию, копия — юрисконсульту
Срок передачи	Ежедневно	В день подписания	Не позднее дня, следующего за днем подписания документа	В день подписания
Документы, в которых производятся записи	Журнал учета движения путевых листов N 8	Бухгалтерские регистры
Документы, составляемые на основании данного	Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)	—	Приказ	—
Место хранения	Бухгалтерия
Ответственный за хранение	Главный бухгалтер

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Похожие записи:

• Ипотека для молодой семьи: условия, возможности и препятствия
• Таблица новых штрафов ПДД в Украине в 2023 году
• Сколько нужно стажа для выхода на пенсию женщине