Изменение сроков хранения документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменение сроков хранения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов организаций

Категория документации	Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки
Налоговый учет	Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН	Постоянно	5 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)	50/75 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	5 лет, для части этой документации — постоянно	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно	5 лет
Кадровый учет	Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Кадровый учет	Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	Постоянно	45 лет
Кадровый учет	Графики отпусков	1 год	3 года

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Трудовые договоры, личные карточки работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет	На руководителей – постоянно; на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	—
Графики отпусков	3 года	1 год
Лицевые счета работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации — первичным документам, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

• Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации
• Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации
• Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, а в соответствии со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять первичную документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

Таким образом минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.

Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и непосредственно влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако, существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса Российской Федерации — период может быть увеличен до 10 лет.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
   • наименование организации (в полном виде);
   • наименование структурного подразделения (в полном виде);
   • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
   • заголовок дела;
   • номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
2. В дело подшиваются:
   • только оформленные и исполненные документы;
   • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
   • изданные в одном календарном году.
3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

С 18.02.2020 изменились сроки хранения документов по налогам и кадрам

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Трудовые договоры, личные карточки работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет	На руководителей – постоянно; на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	—
Графики отпусков	3 года	1 год
Лицевые счета работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сроки хранения налоговых документов

Сроки хранения налоговых документов для каждого документа разные. Например, декларации нужно хранить как минимум 5 лет, а реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет. Предлагаем вам удобную таблицу, в которой перечислены все документы, необходимые для расчета налогов и взносов, и сроки их хранения
23.08.2013Журнал «Упрощенка»
Таблица составлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Таблица. Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня*
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов	5 лет	392
Налоговые карточки по НДФЛ	5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет	394
Сведения о доходах физических лиц	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет	396
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	397
Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет	395
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ: 1) годовые 2) квартальные	Постоянно 5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно	390
Книги учета доходов и расходов «упрощенцев»	Постоянно	401
Реестры расчета земельного налога	5 лет	389
Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним	5 лет	382 , 400
Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	384
Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами	5 лет	385
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями	5 лет после погашения налогов	386
Книги учета погашенных векселей на уплату налогов	5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки	459
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения	5 лет	398
Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам	5 лет	399
Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями	5 лет — при условии проведения проверки	459
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах	5 лет	409

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03. Труд и заработная плата
03-01	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно или 5 лет после замены новыми ст. 294 «а»
03-02	Лицевые счета по заработной плате работников		50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 296
03-03	Заявления о выплате материальной помощи		5 лет ст. 298
03-04	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»		6 лет ст. 295	При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
03-05	Листки нетрудоспособности сотрудников		5 лет ст. 618
03-06	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		5 лет после исполнения ст. 299
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01-01	Устав ООО «Вираж»		Постоянно ст. 28
01-02	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно ст. 386	Присланные для сведения — до минования надобности
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»		1 год ст. 381	После замены новыми
01-04	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно ст. 19
01-05	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 19
01-06	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно ст. 18«е»	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07	Номенклатура дел		Постоянно ст. 157	Структурных подразделений — 3 года
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов	Срок хранения	Пункт по Приказу № 236
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним	5 лет с момента погашения долга	303
Документы: об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней; по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ	5 лет	304, 306
Справки: об исполнении обязанности по уплате; о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	305
Реестры для расчета земельного налога	5 лет	307
Расчеты по страховым взносам:	308
годовые	50/75 лет
квартальные	50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	309
Налоговые декларации (расчеты)	5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет)	310
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	311
Справка о доходах и суммах налога физического лица	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет. В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим	312
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	5 лет	313
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	314
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности	6 лет	315
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период	5 лет	316
Счета-фактуры	5 лет	317
Книги учета доходов и расходов в рамках УСН	5 лет	318
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним	5 лет	319
Журналы, карточки, базы данных учета:	5 лет	320
сумм доходов и НДФЛ; реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

• за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
• за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
• за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

Похожие записи:

• Помощь многодетным семьям в погашении ипотеки
• Новые правила для собственников недвижимости в 2023 году
• ФНС дала инструкции об ускоренном возмещении НДС в 2022-2023 годах