Протокол эк по уничтожению документов не подлежащих хранению
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Протокол эк по уничтожению документов не подлежащих хранению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Требования к протоколу
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном – перечислены все выступления на заседании, в краткой форме – только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н. Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца. Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.
Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.
Рекомендуем прочесть: Имеет ли право на субсидию человек не прописанный в квартире
Законодательство РФ обязывает руководство предприятий обеспечить надлежащее хранение на протяжении 5 лет:
- «первички»;
- регистров бухучета;
- аудиторских заключений и др.
А для некоторых документов сроки не ограничены. Например:
- расчетно-платежные ведомости;
- годовая бухгалтерская отчетность;
- ликвидационный баланс;
- справка о получении статуса юрлица и постановке на учет в ИФНС.
Ряд документов со сроком хранения до 10 лет считают текущими и не отправляют в архив. Они лежат в структурных подразделениях компании, а затем по истечении времени их ликвидируют. При решении данной задачи надо руководствоваться следующими правовыми актами:
- Перечнем Минкультуры 2010-го года № 558;
- Законом
- приказом Минкультуры № 526 2015-го года.
о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
государственного учреждения образования «Куковская средняя школа» Ганцевичского района
1.Общее положение.
1.1.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на хранение или уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссия.
1.2.В своей работе ЭК руководствуется правилами и указаниями Главного архивного управления, Положением о государственном архивном фонде Республики Беларусь, приказами и инструкциями Совета Министров Республики Беларусь, типовыми перечнями, нормативно-методическими документами республиканских и местных архивных органов, положением об ЭК учреждения образования.
1.3.ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором школы, в необходимых случаях и зонального государственного архива в г.Барановичи.
1.4.ЭК назначается приказом руководителя учреждения образования в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников учреждения образования, работник, отвечающий за кадровое делопроизводство в учреждении. В состав комиссии включается ответственный за делопроизводство, с возложением на него обязанностей секретаря комиссии.
2.Функции экспертной комиссии.
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1.Организует и проводит ежегодный отбор документов учреждения образования для дальнейшего хранения и уничтожения, основное внимание уделяет отбору дел постоянного хранения, подлежащим передаче на госхранение.
2.2.Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения образования;
описей дел постоянного и описей дел временного сроков хранения;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения образования, сроки хранения которых истекли.
2.3.Принимает активное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения образования, инструкции по организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4.Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и выносит решения на утверждение архивных органов через Зональный государственный архив в г.Барановичи.
3.Права экспертной комиссии:
Эк отдела имеет право:
3.1.В соответствии с установленными требованиями давать указания по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности и подготовки к передаче на госхранение работникам отдела, в процессе деятельности которых откладываются документы.
3.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного хранения, в том числе документов по личному составу.
4.Организация работы ЭК.
4.1.Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с филиалом госархива в г.Барановичи и получает от него необходимые организационно-методические указания.
4.2.Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.3.Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются членами ЭК и утверждаются руководителем учреждения образования;
4.4.Подлежат обязательному утверждению архивными органами:
решения ЭК об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;
предложения об изменении и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел;
4.5.Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов
Заполним акт заседания по шагам.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.
Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.
Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.
Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их. Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.
Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.
Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).
На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:
- заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
- годы;
- количество дел или листов;
- сроки хранения;
- в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.
Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.
Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).
Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.
Кто в компании разгребает завалы бумаг: экспертная комиссия
Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:
ООО «Япония»
4.11.2017 г. Москва
Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов
С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:
Руководитель: Петров А.С. (гендиректор) Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)
2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов. 3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2021 года по 1 декабря 2017 года. 4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.
Гендиректор: (подпись) А.С. Петров
Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.
ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.
Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).
Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб. и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.
Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.
Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Приказ о создании комиссии по спецоценке условий труда
Здесь Вы можете отправить письмо для директора школы. Убедительная просьба — указывайте корректную тему сообщения и существующий адрес электронной почты!
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
В следующем пункте нужно проинструктировать членов комиссии, что они должны делать. Провести аттестацию сотрудников? Так и следует написать. Проанализировать условия труда? Отлично, только здесь же нужно конкретизировать, в чём результат анализа будет выражаться. Проверить соответствие рабочих мест сотрудников нормам законодателя? Возможно и такое.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Какие документы можно уничтожить?
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2021 году:
| Год завершения в делопроизводстве | Срок хранения |
| 1941 | 75 лет |
| 1971 | 45 лет |
| 2006 | 10 лет |
| 2011 | 5 лет |
| 2013 | 3 года |
| 2015 | 1 год |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Оформляем акты на уничтожение документов
В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:
- могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
- могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.
Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.
Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).
Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:
- строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
- устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
- каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства. Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
- служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
- служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. о в Примере 2);
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
- после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:
- для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
- в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).
Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):
- и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
- для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!
Требования к протоколу
Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.
Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата составления;
- место составления;
- ФИО председателя и секретаря;
- повестка дня;
- постановка задач;
- вынесение решения;
- подписи ответственных лиц.