Нужно ли подавать СоЗЛ и отвечать на запросы ФСС, если сотрудник уволен?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли подавать СоЗЛ и отвечать на запросы ФСС, если сотрудник уволен?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Состав формы «Сведения о застрахованном лице»

Форма «Сведения о застрахованном лице» состоит из семи разделов. В ней отражаются:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС, ИНН работника;

• сведения о документе, удостоверяющем личность;

• сведения о документах, подтверждающих постоянное или временное проживание (пребывание) на территории РФ (для иностранных граждан и лиц без гражданства);

• иные сведения (поля для отметок «Постоянное проживание», «Работа», «В зоне с правом на отселение» и др.);

• сведения о месте регистрации (индекс, регион, адрес);

• сведения о месте фактического проживания (в случае выплаты пособий (оплаты отпуска) почтовым переводом);

• просьба работника о выплате полагающегося пособия (оплате отпуска) выбранным способом: на банковский счет, почтовым переводом или через иную организацию (сведения о банковском счете (наименование банка, БИК, номер счета получателя), реквизиты платежной карты «Мир», адрес доставки пособия получателю (при почтовом переводе)).

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Вправе ли ФСС проверять трудовые книжки?

При проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого, нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» страховщик имеет право:
1. проводить проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов страхователями в Фонд социального страхования Российской Федерации, а также выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам, требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;
2. запрашивать у страхователей документы, связанные с начислением и уплатой страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов.

Проверяющий должен проверить правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия. В связи с этим необходимо установить:
− виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в организации;
− правильность определения расчетного периода, за который исчисляется средний заработок;
− правильность определения среднего дневного заработка;
− правильность определения размера дневного пособия;
− правильность исчисления страхового стажа.

Данные требования установлены Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».

Должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Требование о представлении документов может быть передано руководителю (уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (законному или уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты отправления заказного письма.

Истребуемые документы могут быть представлены в орган контроля за уплатой страховых взносов лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов, подписанных уполномоченными на подписание таких документов лицами усиленной квалифицированной электронной подписью. Идентификация и аутентификация указанных лиц осуществляются с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

С учетом того, что проводится проверка правильности начисления пособия по временной нетрудоспособности, стоит обратить внимание на перечень документов, которые необходимо предоставить для подтверждения таких расходов, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н (ред. от 13.06.2013) «Об утверждении перечня документов, которые должны быть представлены страхователем для принятия решения территориальным органом Фонда социального страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения».

К документам, необходимым для возмещения расходов по пособию по временной нетрудоспособности, относятся:
1. письменное заявление страхователя;
2. расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения по форме, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, за соответствующий период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения;
3. копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности − листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия).

Данный перечень является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника. Данный факт подтверждается судебной практикой. При этом учитывается тот факт, что работодатель не должен изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.11.2011 по делу № А05-2144/2011 указано, что согласно ч. 1 и 3 ст. 66, ст. 309 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно ч. 2 этой статьи форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приведенными нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылки на какие-либо иные нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность. В связи с этим довод Фонда, приводимый в обоснование позиции по делу о необходимости страхователя представить копии трудовых книжек уволенных работников, подлежит отклонению как не основанный на положениях действующего законодательства. Суды сделали правильный вывод о том, что Фонд, при отсутствии иных причин, не вправе отказать страхователю в возмещении расходов по этому основанию.

Кроме этого трудовая книжка является документом, который не относится к предмету проверки и не является документом, подтверждающим расходы страхователя в отношении указанных работников.

Аналогичный вывод сделан судами в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2015 по делу № А66-3360/2015, Постановлении Пятого арбитражного апелляционного суда от 10.04.2013 № 05АП-2778/2013, 05АП-3021/2013 по делу № А51-30546/2012).

Таким образом, из вышеуказанного можно сделать однозначный вывод о том, что при проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику, и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

Зачем нужен для расчета пенсии

Согласно действующему законодательству, получение права на страховую пенсию возможно при одновременном соответствии кандидата следующим критериям:

• Наступление установленного возраста (это 55,5 лет для женщин и 60,5 – для мужчин, здесь и ниже по списку приводятся требования для 2019 года).
• Наработка необходимого страхового стажа (10 лет).
• Наличие требуемой величины Индивидуального пенсионного коэффициента (16,2 пенсионных балла).

В действующем законодательстве отсутствуют требования к продолжительности общего стажа (то есть, учитывающего и интервалы ранее 2002 года – времени, когда граждан стали регистрировать в системе обязательного пенсионного страхования). При этом при учете «советского» периода работы гражданин получает определенные преимущества при назначении пенсии и/или определении ее размера. Сюда относятся:

• Досрочный выход на заслуженный отдых. К примеру, мужчинам при 15-летней отработке на Крайнем Севере требуется и общая выработка 25 лет. Для этой ситуации годы из «советского» стажа могут иметь решающее значение при подтверждении права гражданина на льготную пенсию.
• Получение доплаты к пенсионным выплатам при выработке установленного количества лет в некоторых отраслях. Например, имея 30-летний интервал труда в сельском хозяйстве, работник получает право на 25-процентную доплату к пенсии.
• Предоставление дополнительных пенсионных баллов за счет учета нестраховых периодов (например, армейской службы).
• Начисление прибавки к пенсии из-за валоризации – разового увеличения пенсионных выплат в установленных законом случаях, если у гражданина есть возможность подтвердить трудовой стаж СССР.

Базовым нормативно-правовым актом, регулирующим эту процедуру, является Федеральный закон №173-ФЗ «О трудовых пенсиях» от 17.12.2001. Сам порядок рассмотрен в статье 13, где говорится, что:

1. Для лиц, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования (а это все граждане, официально оформленные на работе с 2002 года), документального подтверждения стажа после получения страхового свидетельства не требуется. Трудовые периоды для данного случая включаются в пенсионный расчет на основании информации индивидуального учета Пенсионного фонда России.
2. Периоды до 2002 года могут быть подтверждены документами, полученными непосредственно по месту работы, в архиве или других государственных (муниципальных) организациях.
3. В случае, если по месту выдачи документация не сохранилась по не зависящим от работника причинам (уничтожена при пожаре, наводнении и др.), то в качестве доказательства принимаются показания 2-х и более свидетелей.

Законодательством предусмотрены следующие ситуации, когда возможен перерасчет советского стажа для пенсии, позволяющий получить определенные льготы:

1. Военная служба по призыву. Из документов предоставляется копия военного билета или справка из военного комиссариата. Этим способом можно дополнительно включить в общий стаж до 3-х лет.
2. Уход за ребенком до 1,5 лет. Для родителей необходима копия свидетельства о рождении ребенка, справка о том, что другой супруг не использовал подобный отпуск и не получал пособия за это. Если уход осуществлял кто-то из родственников, то нужна справка с места работы матери и отца, что ни один из них не использовал положенный по закону перерыв в трудовой деятельности. Максимальный интервал, который можно включать таким способом составляет 6 лет (за 4-х детей).
3. Учеба в вузах до 1991 г. и ссузах до 2002 г. (при условии, что ей предшествовал период трудовой занятости или службы по призыву). В этом случае в Пенсионный фонд представляется копия диплома об образовании. Максимальный срок, который может быть учтен, равен 6 годам.
4. Проживание по месту воинской службы супруга. Необходим документ о прописке в военном городке (для периода после 1992 года – справку из Центра занятости об отсутствии подходящих вакансий) и свидетельство о браке. Учесть в составе стажа этим способом можно не более 5 лет.
5. Проживание за границей с супругом, работающим в консульских или международных организациях. Требуется представить копию приказа о назначении мужа/жены на должность, связанную с выездом за границу. Дополнительно прикладывается свидетельство о браке. Предельный срок, который будет учтен, составляет 5 лет.
6. Время нахождения в заключении при последующей реабилитации. В пакет документов входит справка о периоде пребывания в исправительном учреждении, оправдательный приговор. Предельного периода для данной ситуации не существует.
7. Уход за пенсионером, нуждающемся в присмотре, или инвалидом I группы. Учет в составе стажа этого времени возможен при наличии интервалов работы до и после попечительства. Необходима справка из пенсионного фонда об интервале ухода. Предельных ограничений на продолжительность периода ухода для этого случая нет.

Как подтвердить стаж?

Порядок восстановления сведений о стаже регламентирован положениями Правительственного постановления за №1015, принятого в 2014г. В нём прописаны необходимые действия при утрате официальных документов, о наличии определённого рабочего стажа. Согласно данному постановлению, предусматривается два основных способа подтверждения:

• Документальный — когда сведения подтверждаются выписками и копиями официальных документов, свидетельствующих, что данный гражданин числился в штате организации, состоял на службе в в/ч и т.д.
• Показания свидетелей. Принимаются к рассмотрению только в случае отсутствия официальных документов, либо в качестве дополнительных доказательств при исчислении длительности трудовой деятельности.

ИП больше не нужно подавать в ФСС копии трудовых книжек и договоров

Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Сотрудники СРО при проверке организации-члена СРО требуют представить им оригиналы трудовых книжек специалистов (они сомневаются, что оригинал ТК есть в организации).

Вправе ли организация отказать сотрудникам СРО в таком требовании? Заранее спасибо! Вызывает большие сомнения и возврат средств, уплаченных в компенсационный фонд при вступлении в СРО.

Таким образом, ошибочный выбор саморегулируемой организации может повлечь за собой уплату еще одного взноса в полном объеме.

Запись заверяется печатью при условии ее использования предприятием в делопроизводстве. Срок, установленный для проведения процедуры возмещения Оперативность возврата средств расходов предприятию зависит от отсутствия ошибок в представленных документах.

В «ЦОК» можно получить профобразование по бухгалтерской, кадровой, финансовой тематике. Обучение происходит на онлайн-площадке, полностью удаленно.

Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.

После приема в свой состав, СРО будет проводить в отношении участников плановые и внеплановые контрольные мероприятия. Проверки, которые осуществляются согласно годовому плану, подразделяются на камеральные и выездные. Отличаются они тем, что выездные проводятся по месту ведения деятельности. И те и другие осуществляются с периодичностью минимум раз в три года (максимум – раз в год).

Рассчитывайте зарплату, отпускные и другие виды начислений в Упрощенка 24/7. Программа ведет налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Войдите в программу и получите годовой бесплатный доступ с автоматическими обновлениями. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

В перечне представляются копии приказов руководителя соответствующего назначения. Приказ должен быть подписан руководителем и работником.

Больничный лист оплачивается работодателем и только в исключительных случаях указанных в данном ФЗ, оплачивается бывшему работнику последним работодателем или соцзащитой.

Неоднозначно решается вопрос и об увольнении работника, нарушившего правила, по которым должен был быть заключен трудовой договор (по п. 11 ч. первой ст. 77 ТК РФ). Перечень таких оснований приведен в статье 84 Трудового кодекса. В нем не упоминаются ситуации, когда работник скрыл от работодателя свою трудовую книжку и представил поддельный трудовой договор.

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких?либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33?3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Заверить трудовую книжку: образец

Копии документов разрешено заверять печатью по усмотрению организации. Например, печатью отдела кадров. Ставят печать таким образом, чтобы оттиск частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, но не попадал на подпись и расшифровку подписи. Если в организации нет печати, сотруднику можно выдать справку об этом и сослаться на закон (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).
Ниже записи генеральный директор или сотрудник, которого уполномочили на заверение копий, прописывает свою должность, проставляет личную подпись, расшифровку подписи, указывает дату заверения и ставит печать. Обратите внимание, что часть оттиска печати должно заходить на пломбу. Подобные разъяснения, как заверять многостраничные копии документов, которые представляются в налоговые органы, дают представители финансового ведомства (например, в письме Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Работник имеет доступ к этому документу лишь для проставления подписи в нем в случаях, установленных законодательством, а также после увольнения. Расторжение отношений в сфере наемного труда влечет обязательный возврат работнику трудовой книжки работодателем. Такие правила предусмотрены положениями статей 65, 66, 84.1 ТК РФ.
В отдельных ситуациях работник может быть заинтересован в получении от работодателя копии своей трудовой книжки, содержащей информацию о его стаже и трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить такую копию на основании письменного заявления работника. Соответствующая копия должна быть заверена в установленном порядке и содержать запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Рассмотрим соответствующий порядок выдачи и заверения этого документа более подробно.

Как заверить копию трудовой книжки

• Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
• Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
  • круглая печать;
  • словосочетание «копия верна»;
  • дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
• На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
• Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.

1. На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
   • Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
   • Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
   • Посередине листка пишется слово «заявление».
   • Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
   • Дата и виза.
2. На протяжении трех дней специалист подготовит копию. Этот срок установлен законом для подготовки всех справок и копий.

Можно ли заверить трудовую книжку уволенному сотруднику

/ / Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи.

Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав.

Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

внизу на титульном листе; под порядковым номером в разделе сведений о работе или внизу страницы;

Выдача копии трудовой книжки

Статья 62 ТК, приводя примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, оставляет его открытым; закон лишь требует от таких документов, чтобы они были связаны с работой у данного работодателя. В то же время п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, прямо обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Следует учесть, что в силу ч. 4 ст. 84.1 ТК трудовая книжка уволенного работника выдается ему в день увольнения; хранения ее копии в организации нормативными актами не предусмотрено.

Если нужна полная копия документа

Копия должна иметь эстетичный вид и сохранность всех листов. Для этого проводят её сшивание по правой стороне. Через три-четыре отверстия выводятся хвосты на нижнюю сторону, не обрезая их. Заклеивают хвосты полоской бумаги, на которой ставится печать с указанием даты, перекрывающая основной лист и наклеенную полоску.

При оформлении документов недопустимо:

• сканирование;
• изменять масштаб страниц;
• делать пометки и исправления (если вносятся изменения на странице, то они должны быть заверены руководством компании);
• наличие нечёткого изображения с грязью и помарками;
• для ПФ действительна месяц;
• копия должна полностью соответствовать оригиналу, с момента внесения изменений в основной документ, копия перестаёт быть действительной.

Как правило, срок действия копии законом не регламентирован. Однако банки ограничиваются двумя неделями, а Пенсионный фонд – одним месяцем. Если срок оказался по уважительным причинам пропущен, то гражданин имеет право заказать новый документ или заверить старый, выданный на руки, новой печатью и ответственным лицом. Чаще всего проблемы возникают с банками, так как кредитные учреждения хотят получить гарантию возврата денег и минимизировать риски.

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

1. В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
2. Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
3. Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
4. Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
5. Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

Перечень документов для выделения (возмещения) средств

Приказ №951н регулирует, какие документы в ФСС для выплаты больничного подает страхователь в обязательном порядке:

• заявку;
• справку-расчет;
• расшифровку.

Перечень сопроводительной документации зависит от страхового случая. Все бумаги предоставляются в территориальное отделение Фонда социального страхования.

В небольших организациях достаточно устной просьбы.

Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее? Как правило, оформлением приема и в организации занимается кадровая служба.

Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек. Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники.

Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом.

В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом. Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него.

Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме.

Определенных требований такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме.

При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Список документов в ФСС на возмещение расходов

Автор статьиВиктория Ананьина 4 минуты на чтение8 733 просмотров Передача администрирования отчислений взносов на социальное страхование в ИФНС не сняла функции с ФСС по возмещению затрат работодателям. Фонд продолжает контролировать расходы по страховым случаям нетрудоспособности, оплаты пособия по беременности и родам, ежемесячных выплатам работникам по уходу за детьми.

В случае превышения сумм затрат над отчислениями ФСС предоставляет работодателям средства в возмещение расходов (рассмотрим актуальные особенности на 2019 год). После проверки документов сумма переплаты возвращается работодателю на расчетный счет.На суммы начисленных пособий работодатель имеет право уменьшить величину отчислений в бюджет.

Бумажные и Интернет СМИ Журнал «Трудовые споры», 2011, Заявитель: работодатель Предмет спора: признать недействительным решения регионального отделения ФСС об отказе в выделении средств на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию Результат: постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.02.2011 № А19-10832/10 в заявленных требованиях отказано полностью Развитие конфликта В конце октября 2009 г.

→ → Актуально на: 5 октября 2019 г. Если работодатель в течение месяца выплачивал своим работникам пособия по больничным листам (пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам), то на сумму пособий, , он вправе уменьшить свой ежемесячный страховой взнос на ВНиМ (, ).

Причем, если выплаченная им сумма пособий превышает сумму начисленных страховых взносов, работодатель вправе или зачитывать их в счет уплаты взносов на обязательное социальное страхование в следующих месяцах, или обратиться в свое отделение ФСС за возмещением расходов, т. е. для возврата ему разницы между начисленной суммой взносов и перечисленной суммой пособий, оплачиваемой из средств ФСС.

Например, сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за апрель составила 10000 руб. При этом в течение данного месяца работодатель выплатил работникам пособия по больничным листам на общую сумму 15000 руб., в т.ч.

В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек. Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек.

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:

1. Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
3. Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
4. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Определенных требований такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме.

При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Похожие записи:

• Налоговый вычет при покупке квартиры безработному как получить
• Патент ограничения по выручке в 2024 году
• Разъяснения Минфина и ФНС об уплате транспортного налога