Текущее хранение документов: порядок формирования дел
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Текущее хранение документов: порядок формирования дел». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности?
Какими документами регламентируются сроки, на протяжении которых должны храниться приказы? К сожалению, информация неоднозначна, в результате чего большинство делопроизводителей испытывают сложности. Получить сведения о том, как организуется работа с приказами можно из следующих нормативно-правовых актов:
- ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Прекращение действия ПОД означает, что документ нужно передать в архив организации (именно здесь хранится документация компании). По действующим правилам, если документ имеет отметку «Постоянно» (именно такой срок установлен для ПОД), он должен храниться на протяжении всего периода функционирования организации (но не менее 10 лет).
Исключение составляют те документы, которые можно отнести к документации по основной деятельности, но присланы они были в компанию извне с целью уведомления. Для таких документов срок составляет не менее 1 года (и «до минования надобности»).
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:
- Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
- Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.
На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:
- относящиеся к основной деятельности;
- личный состав предприятия.
В нём указаны следующие категории хранения:
- Основная часть деятельности фирмы.
- Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
- Хозяйственные и административные вопросы.
Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.
Указанная классификация используется в качестве основы при работе.
Нормативная регламентация
Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.
Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.
Срок хранения приказов об отпуске
Ежедневно предприятие сталкивается с ведением большого количества документации и важно делать это правильно. Как правильно хранить всю документацию, и какие бывают виды кадровых документов, каким образом ведется учет и хранение приказов об отпуске. Сколько хранятся приказы об отпуске, и каким образом проводить их уничтожение после истечения срока хранения.
Из этой статьи вы узнаете:
- каким образом вести учет и хранение приказов об отпуске;
- каков срок хранения приказов об отпуске в 2017 году;
- как уничтожаются приказы об отпусках из архива по истечении срока.
Приказы по основной деятельности
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
-
Все
приказы подразделяют на следующие виды:
- 1/
Приказы по основной деятельности с
постоянным сроком хранения - 2/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 75 лет - 3/
Приказы по личному составу со сроком
хранения 5 лет - 4/
Приказы по административно-хозяйственной
деятельности со сроком хранения 5 лет -
Приказы
по основной деятельности, срок хранения
пост. - О
совершенствовании структуры организации - О
создании, слиянии, реорганизации
подразделений организации - Об
изменении режима работы организации - Об
утверждении и введении в действие
организационно-правовых документов
(в
т.ч. должностных инструкций)
О
внесении изменений в
организационно-распорядительные
документы
О
создании экспертных комиссий, рабочих
групп, совещательных органах
О
проведении мероприятий (семинаров,
конференций и т.п.)
- О
делегировании полномочий - О
правах подписи документов - О
распределении обязанностей - Об
утверждении учетной политики организации - По
подотчетным лицам - О
проведении инвентаризации и создании
инвентаризационной комиссии - О
приеме, перемещении, списании основных
средств - Об
утверждении штатного расписания
организации - О
внесении изменений в штатное расписание - О
сокращении штатов организации
О
проведении аттестации работников
организации (в т.ч. о создании
аттестац.комиссий)
- О
совершенствовании системы повышения
квалификации работников организации -
По
административно-хозяйственным вопросам
со сроком хранения 5 лет - О
выплате пособия / материальной помощи
Об
изготовлении маркетинговых материалов
(календари, визитки и т.д.)
- О
переносе выходных дней / О работе
организации в праздничные и выходные
дни - О
выполнении ремонтных работ - О
направлении сотрудников на учебу/семинары -
Приказы
по личному составу со сроком хранения
75 лет - О
приеме работника (работников) на работу - О
прекращении действия трудового договора
с работником (работниками) - О
переводе работника (работников) на
другую работу - О
предоставлении работнику (работникам)
отпуска без сохранения заработной платы - О
предоставлении отпуска по уходу за
ребенком до 1,5, 3-х лет - О
досрочном выходе из отпуска по уходу
за ребенком до 1,5, 3-х лет - Об
отмене действия приказа на предоставление
работнику отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (зарубежные) - О
поощрении работника (работников) - Об
изменении фамилии - О
назначении на должность - О
совмещении должностей / профессий
Об
исполнении обязанностей (на время
отпуска и т.п.)
- Об
установлении надбавки к должностному
окладу -
Приказы
по кадрам со сроком хранения 5 лет - О
предоставлении отпуска работнику
(работникам) ежегодного оплачиваемого,
учебного отпусков - Об
отзыве из ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
переносе ежегодного оплачиваемого
отпуска - О
направлении работника (работников) в
командировку (краткосрочные командировки
внутри страны) - О
привлечении к работе в выходные и
праздничные дни - О
привлечении к сверхурочным работам - О
привлечении работника к дисциплинарной
ответственности - О
снятии с работника дисциплинарной
ответственности - Об
отстранении от работы - О
прекращении отстранения и допуске к
работе - О
вынесении взыскания работнику за прогул
/ Об объявлении выговора
Особенности хранения копий документов
В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично. С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов. Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.
В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.
Особенности смены лица, ответственного за хранение документов
Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.
Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве. Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг. Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.
Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения. А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов. Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.
Срок хранения приказов по основной деятельности
К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах.
Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания. В случае новых видоизменений компании, ее преобразовании все старые документы ни в коем случае не уходят, а передаются предшествующей компании.
Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел. И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.