Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо в пфр о предоставлении документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Текст сопроводительного письма

2. Зачем нужно писать сопроводительное письмо

3. ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

4. Правила написания и оформления

5. Сопроводительное письмо к документам

6. Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

7. Что такое сопроводительное письмо

8. Как написать правильно?

9. Как составить сопроводительный текст к отправляемым документам

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

«Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
«Просим информировать установленным порядком»;
«Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

верхнюю часть с реквизитами организации;
поле с исходящим номером и датой;
блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
поле для текста письма и приложений;
контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

к договору на подпись;
при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту сверки;
к коммерческому предложению;
к документации в налоговую инспекцию;
к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
к исполнительной документации;
к кадровой документации.

Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,
просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,
«Высылаем вам…»,
«Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Сопроводительное письмо к документам

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

должность получателя и его ФИО;
наименование компании или ведомства;
адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

«Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
«Просим информировать установленным порядком»;
«Просим согласовать и возвратить с комментариями».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Пенсионный фонд РФ не требует составлять сопроводительное письмо при подаче плановой отчетности, однако, есть ситуации, в которых его наличие обязательно:

отсутствие деятельности предприятия;
ошибки в отчетности и необходимость корректировки.

Под отсутствием финансово-хозяйственной деятельности при подаче отчетности в ПФР понимается ситуация, когда организация не выплачивала в течение отчетного периода заработную плату работникам, а значит, обязанности по уплате взносов в фонд не возникает.

Письмо прилагается к выписке из банка о том, что никаких начислений заработной платы со счета не производилось.

Застраховаться от ошибок в отчетах не может ни один бухгалтер. Часто при произведении расчетов обнаруживаются ошибки в отчетности за прошедший период, в таком случае необходимо составить уточняющую или корректирующую документацию и подать в ПФР. К уточняющим расчетам в обязательном порядке прилагается сопроводительное письмо, в нем указываются:

расчет, в котором содержится ошибка;
список приложений;
список первичной документации, которая прилагается;
причины ошибки, и в результате чего она была обнаружена.
если производилась доплата по взносам, необходимо указать платежные документы.

Ведение документооборота требует соблюдения определенных правил, в частности составления сопроводительной документации. Однако, подобные меры упрощают не только организацию корреспонденции, но и оперативность ее обработки. При необходимости корректировки ошибок в страховых отчетах, письмо содержит и суть ошибки, и ее причину, а также включает список приложений.

Что мешает составить запрос сведений в пенсионном фонде самостоятельно? Помех этому нет никаких за исключением ряда ошибок, которые приводят к потерям драгоценного времени. Составляя запрос стажа в пенсионный фонд или иные письменные обращения, не владеющее необходимой информацией лицо отправляет его по неверно определенному адресу.

Проблемой может быть составление контента запроса в пенсионный фонд о начислении пенсии и иным вопросам с нарушениями, делающими его не соответствующими актуальной базе законодательства. Есть разные нюансы, не знание которых приводит к тому, что обращение в ПФР оставляется без ответа и возвращается без рассмотрения отправившему его абоненту.

Юридическая правомерность запроса в пенсионный фонд о заработной плате или иного тематического документа позволяет с большей эффективностью и оперативностью решать вопросы обжалований некорректных и неграмотных решений сотрудников ПФР.

Кроме составления архивных и иных запросов профильный адвокат осуществляет консультирование и, если дело конфликта с ПФР доходит до суда, подготавливает исковое заявление и защищает интересы обратившегося к его услугам физического лица. Услуга формата «под ключ» предполагает кроме участия в суде выполнение большого блока действий по сбору справок и прочих документов. Адвокату необходимо представлять ходатайства, подготавливать жалобы, получать исполнительный лист и пр.

Следует иметь в виду, что форма запроса в пенсионный фонд не имеет строгого регламентирования в законодательстве, что, однако, не избавляет заявителя составлять его в корректном формате с учетом ряда нюансов.

В своих обращениях к ПФР адвокат может сделать запрос в пенсионный фонд по вопросам:

зарплаты, с которой начислялись пенсионные начисления;
подтверждения стажа (в том числе льготного) и пр.

Юридическая помощь со стороны нашего пенсионного адвоката пройдет: профессионально, выгодно и в срок.

г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5

остановка транспорта Гагарина

Трамвай: А, 8, 13, 15, 23

Автобус: 61, 25, 18, 14, 15

Троллейбус: 20, 6, 7, 19

Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,
просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,
«Высылаем вам…»,
«Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования», «дляознакомления», «дляподписания», «длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

С 3 марта 2020 года действует постановление Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па, которым утверждён Административный регламент предоставления сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете в системе персонифицированного учёта ПФР.

Такие сведения ПФР выдаёт на форме справки СТД-ПФР (утв. приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н, Приложение № 2). Её полное официальное название – «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)».

Чтобы получить СТД-ПФР, нужно сделать запрос. Его форма приведена в Приложении к указанному Регламенту.

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме.

Если в ходе камеральной проверки у ФСС возникнут вопросы, вам будет направлено требование о представлении пояснений и (или) подтверждающих документов. Свой запрос Фонд направляет почтой или по телекоммуникационным каналам связи.

Как написать правильно?

Удобно составлять сопроводительное письмо на разработанном организацией или индивидуальным предпринимателем фирменном бланке, где указаны все необходимые реквизиты и контактные данные страхователя.

Обязательными реквизитами являются номер исходящего документа и дата составления, по которым легко проконтролировать движение от отправителя к получателю и внутри Фонда.

При написании сопроводительного письма необходимо:

Указать наименование организации и ответственное лицо, которое представляет интересы, обозначив на основании какого документа он получил данные полномочия.
В описательной части нужно изложить суть вопроса, полностью раскрыв затрагиваемую тему.
Сопроводительное письмо включает в себя перечень документов-оснований, которые вложены в данную переписку, независимо от того, в печатной форме или электронно по средствам связи происходит обмен информацией. Зачастую указывается и вид документов: оригинал или копия, и их количество.
Неотъемлемой частью является подпись уполномоченного лица с расшифровкой инициалов, закреплённая печатью.
Для предоставления возможности уточнить интересующие получателя вопросы указывают контактные данные исполнителя, который составлял письмо и введён в курс дела по данному документообороту.

Как составить сопроводительный текст к отправляемым документам

При отправке документов их нужно снабдить сопроводительным письмом, которое поможет адресату разобраться в полученной документации.

ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Бумаги могут отправляться партнеру, клиенту, в налоговую, в суд, в любую организацию или учреждение. Другие образцы сопроводительных писем: Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также в этой статье.

Внизу представлена ссылка, по которой можно скачать образец сопровождающего текста к документации, отправленной клиенту, в налоговую. Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги. Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно.

Можно указать также адрес получателя.

При отправке документов в другую организацию, нужно указать ее наименование, ФИО и должность получателя (если известно). Письмо регистрируется в журнале для исходящей документации, исходящий номер пишется на бланке сопроводительного бланка, рядом указывается дата регистрации (написания).

Начать нужно с обращения — в вежливой форме пишется имя, отчество адресата.

Если от адресата ожидается какое-либо ответное действие, то об этом нужно сказать в тексте.

Сопроводительное письмо подписывается и передается вместе с приложенными документами в место назначения. Передать бумаги можно лично получателю, можно передать почтой ценным заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Образец сопроводительного письма к документам — скачать.

, в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6). Приложение к письму имеет собственное приложение Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7). Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9)

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.