Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Недостатки бумажного документооборота
У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:
- получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
- большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
- ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
- финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.
Недостаточное снижение объёма печати
ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.
Техническая сторона вопроса
Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?
Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.
Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.
Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?
Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.
Возможен ли обмен документами между двумя системами?
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Зачем нужен электронный документооборот?
Не секрет, что, когда мы анализируем плюсы и минусы электронного документооборота между компаниями, в первую очередь говорим о процессе доставки документа.
Почему так? Потому что мы привыкли рассматривать электронный документ, которым компания сопровождает поставку товаров/ услуг, как некий пакет, который должен быть передан с рук на руки или доставлен по почте. И мы наделяем его всеми соответствующими свойствами.
Не случайно многие операторы ЭДО в своих рекламных кампаниях предлагают сравнить цену доставки пакета почтой и доставки электронного пакета через оператора. Скажите, пожалуйста, а вы пользовались почтой для доставки первичных документов?
Сразу исключим те компании, которые доставляют либо продают товары: все первичные документы они передают либо вместе с поставкой, либо непосредственно на руки покупателю, если покупатель сам приехал за товаром. Возможно, доставка почтой актуальна для услуг, но в моей практике, если поставщик и потребитель услуг встречаются, – а это очень часто происходит при оказании услуг – они передают документы из рук в руки. А еще документы доставляют с курьером. Из всего вышесказанного следует, что первичку, возможно, и доставляют по почте, но далеко не все и не всегда.
Итак, корректно о ли сравнивать электронный документ с почтовым отправлением? В том-то и дело, что некорректно анализировать преимущества ЭДО, пользуясь только критерием доставки: так мы получим неверную картину, так как у ЭДО есть много преимуществ помимо доставки.
Однако попробуем все-таки сравнить доставку бумажного и электронного документа, имея в виду, что это не единственный критерий. Правомернее говорить обо всем комплексе свойств электронного документа и о преимуществах, которые можно извлечь из его использования.
Отдавая должное почтовому отправлению или доставке документов из рук в руки, можно сказать, что в использовании этого способа есть одно неоспоримое преимущество: он проверен веками. Для использования этого способа доставки не нужно внедрять новые технологии, подключаться к электронным услугам, адаптировать менталитет сотрудников. И отсутствует риск стать заложником технологии, которая только начинает свой путь на рынке. Однако, в этом случае не приходится и говорить о преимуществах и эффективности.
Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость: получение документа занимает считанные секунды и, при наличии получателя, происходит гарантированно. Сравним с рисками бумажного документа: он может потеряться навсегда или на время, могут выпустить новый документ взамен потерянного, перепутать версии, и т.п. — в общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени.
Контроль документооборота
Во-первых, все входящие и исходящие документы фиксируются в едином источнике – системе ЭДО. Благодаря этому мы точно знаем, что отправляли и что получали. Это позволяет контролировать документооборот и избежать потери документов. Как это работает: в системе ЭДО отражаются абсолютно все документы, которые отправляются через оператора ЭДО. Документы идут списком, отправленные документы обычно упорядоченны по времени отправки. Напротив каждого документа указан статус его обработки: например, был ли документ получен, требуется ли подпись. Документ невозможно удалить из системы, можно лишь переместить в архив или изменить статус. Именно поэтому, если документ прошел через систему, его уже невозможно потерять.
Также уменьшаются издержки на поиск документов и безопасность: в системе ЭДО достаточно набрать критерии поиска (контрагент, дата), и оригинальный электронный документ будет найден за доли секунды. Можно так же быстро скопировать документ в папку или сделать выборку документов. Что касается безопасности, в электронном виде документы менее уязвимы , чем в бумажном. При должной организации процедур защищенного доступа к файлам автоматически контролируется доступ. Кроме того, их невозможно «вытащить из папки и не вернуть», как это часто бывает с бумажными документами – копиями и, что еще хуже, оригиналами. Экономия на процессах обработки документов. Так как в автоматизированной системе ЭДО все операции с документами (выборки, отчеты, выгрузка в учетную систему…) делаются за доли секунды, очевидна значительная экономия времени и человеческих ресурсов, необходимых для выполнения этих операций. Конкретные суммы , сэкономленные в каждой компании, будут зависеть от организации процессов, количества и стоимости персонала, занятого в ручных операциях при бумажном документообороте.
Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.
Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.
Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.
Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.
Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).
Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.
Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.
Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.
Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний
Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.
Используемые сокращения
Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:
-
ЭДО – электронный документооборот;
-
ЭД – электронный документ;
-
ЭП – электронная подпись;
-
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
-
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
-
СЭД – система электронного документооборота;
-
УПД – универсальный передаточный документ;
-
ПО – программное обеспечение.
Минусы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права.
Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.
Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону.
При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.
Важно
Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.
Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.
Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.
Электронный документооборот, принципы работы, плюсы и минусы использования
Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом..
При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки.
По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.
Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов.
При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных.
Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.
Функциональность сэд в разных редакциях
От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:
-
Контроль исполнительской дисциплины.
-
Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
-
Автоматизация канцелярии.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.
Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:
-
Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
-
Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
-
Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
-
Модуль распознавания текста.
Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.
Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет настроить:
-
Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).
-
Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого документооборота.
-
Специализированные модули: «Учет обращений граждан» для госсектора, «Единый холдинг» для крупных холдинговых структур.
Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции. В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.