Заявление о переводе на дистанционную работу: образец 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о переводе на дистанционную работу: образец 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
Как перевести персонал на удаленную работу
Основная проблема, связанная с переводом сотрудника на удаленку, заключается в том, что в ТК РФ нет прямых норм, которые регулируют данный процесс в период пандемии. А вот принять человека на удаленную работу можно. Глава 49.1 содержит четкие инструкции, как это сделать.
При переводе на дистанционку Руслан Качкаев, руководитель юридической компании «Качкаев и партнеры» видит два варианта развития событий:
- Заключить с работником дополнительное соглашение к основному трудовому договору. В нем указываются основные изменения условий труда (Статья 72 ТК РФ).
- Временно перевести персонал на удаленную работу, оформив все документально. Максимальный срок временного перевода может составлять до 1 месяца (Статья 72.2 ТК РФ).
Как работнику написать заявление для перехода на удаленную работу?
Типовых бланков для заявления, оформляемого по причине перевода на домашний режим труда в связи с коронавирусом, не существует, поэтому работники вправе составить текст документа в произвольном виде.
Заявление с просьбой о переходе на удаленку работник пишет, если сам инициирует начало данной процедуры. То есть предложение о переводе исходит от сотрудника, а не от работодателя.
Текст пишется на обычном листе бумаги А4. В правом углу вверху — реквизиты руководителя, свои данные. По центру — название бланка (заявление).
Непосредственно текст должен содержать исчерпывающую информацию о просьбе и ее причине:
- просьба перевести на дистанционный режим труда;
- причина перевода — угроза распространения коронавируса (официальное название вирус COVID-19);
- сроки перевода — с какого по какое число работник планирует работать удаленно от компании;
- возможно добавить фразу о необходимости сохранения заработной платы на период удаленки.
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
Алгоритм перехода на удаленную работу в связи с коронавирусом выглядит так:
|
Инициатива работника |
Инициатива работодателя |
| Заявление работника о переводе на дистанционную работу | Уведомление работников о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса (устное или письменное) |
| Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу | Приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу |
| Получение письменного согласия работников — в виде личного заявления каждого из них или подписей в приказе, уведомлении | |
|
Согласование с каждым работником условий дистанционной работы |
|
|
Подписание допсоглашений к трудовым договорам |
Кого можно переводить на удаленную работу?
Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.
Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.
Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:
- Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), или самозанятости.
- Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
- Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.
Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2021 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!
Оформление перевода на дистанционную работу
Для перевода сотрудников на дистанционную работу нужно издать приказ, в котором сослаться на региональный акт, которым введен особый режим (повышенной готовности или чрезвычайной ситуации). В приказе укажите сотрудников, которые переводятся на дистанционную работу (все или определенные категории). С этим приказом посредством электронной почты нужно ознакомить всех сотрудников. Важно помнить, что для перевода на дистанционную работу требуется согласие работников.
Приказ нужно выслать по электронной почте каждому работнику, включив опцию «Запрашивать уведомления о прочтении». Или же можно попросить работников прислать в ответ на полученное письмо свое письмо со следующим текстом: «С приказом ознакомлен». А впоследствии желательно все-таки оформить приказ на бумаге, получив на нем подписи всех работников об ознакомлении (п. 3 Письма Минтруда от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741).
Далее необходимо заключить с сотрудниками допсоглашения о переводе на дистанционную работу. Ведь меняется условие их трудового договора о месте работы (ст. 72 ТК РФ). Дополнительные соглашения тоже можно разослать сотрудникам по электронной почте, а впоследствии подписать их лично у работников.
Пишем заявление на перевод на удаленную работу
Заявление о переходе на дистанционную работу — это обращение работника к работодателю с предложением о переводе, постоянном или временном, на другой формат работы в связи с определенными обстоятельствами.
Перевести сотрудника на удаленный режим труда трудовое законодательство разрешает двумя способами: по инициативе работника и по инициативе работодателя. Выбранный способ определит перечень обязательных процедур.
Чтобы оформить перемещение на дистанционный режим работы по инициативе работника, от него придется получить заявление на дистанционную работу. Перевод по инициативе работодателя возможен только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. И об этом работающего гражданина извещают заблаговременно, не менее чем за 2 месяца.
Что делать, если работодатель не хочет переводить на работу удаленно?
Минтруда РФ полагает, что удаленная занятость является наилучшим подходом к организации трудовой деятельности наемных сотрудников при существующей угрозе распространения коронавируса. Такой вариант позволяет работодателю не закрываться, а работнику – продолжать трудиться, ограничив все возможные контакты до минимума. Это поможет эффективно поддержать экономику, сохранив рабочие места, потребителей и сам бизнес, а также предотвратить вспышку заражения.
Следует, однако, понимать, что переход на дистанционный режим – добровольное дело работодателя. Ведь применение удаленной занятости является рекомендацией, но не обязательным требованием.
Это значит, что руководитель компании может законно отказаться от использования надомного (дистанционного) труда, не боясь привлечения к какой-либо ответственности. Более того, любой работодатель вправе отклонить просьбу своего сотрудника о переводе на удаленный режим.
Как оформить перевод на удаленную работу
Даже сейчас переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия нельзя.
Действовать в одностороннем порядке работодатель вправе, только если изменились организационные или технологические условия труда. Все это нужно обосновать и предупредить работника минимум за два месяца. К экстренной ситуации с коронавирусом это не применимо.
Поэтому для перевода работников на удаленку, получите их заявление, оформите приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе и допсоглашение к трудовому договору.
. А вот пара комментариев.
- Если вы переводите на удаленку нескольких сотрудников, можно оформить один приказ на всех. Но каждого сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
- В допсоглашении пропишите особые условия, связанные со спецификой работы. К примеру время, в которое сотрудник обязательно должен быть на связи. Без уточнений и согласованного графика сотрудники на удаленке сами формируют свой рабочий день.
- Минтруд пояснил, что отказать в возможности временно работать из дома – право работодателя. Конечно, ведомство рассчитывает, что компании с пониманием отнесутся к необходимости противодействия распространению коронавирусной инфекции и организуют работу на дому для всех сотрудников, но для работодателей это не поголовная обязаловка.
Как оформить перевод на дистанционную работу
Многие работодатели и перевели бы своих сотрудников на дистанционную работу, но не всегда понимают, как это оформить и выполнить технически. Например, многие даже не слышали о возможности подключиться из дома к рабочему компьютеру с помощью программ наподобие TeamViewer.
Также усложняет положение то, что действующие нормы трудового права пока не дают сделать однозначные выводы относительно легитимной процедуры перевода на удаленку. В Трудовом кодексе встречаются нормы, регламентирующие отдельные вопросы трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных обстоятельств, которые мешают нормальной работе. Но при этом нет указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.
Кроме того, ни у одной категории работников нет приоритета на перевод на удаленную работу – ни у беременных, ни у многодетных, ни у одиноких родителей. Все оказались равны перед коронавирусом.
Как оформить переход на дистанционную работу, законом пока не урегулировано. Мы предлагаем оформить это следующим образом:
- Подготовить приказ о том, что работодатель дает возможность работникам трудиться из дома.
- Подготовить и подписать дополнительные соглашения с работниками о переходе на дистанционный режим работы.
В доп. соглашении надо прописать все ключевые моменты работы. Не забывайте, что все работники-дистанционщики должны выполнять свои должностные обязанности. Также при дистанционной работе продолжают действовать правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с которыми (если иное не установлено трудовым договором) рабочий день начинается в определенное время (например, 9:00) и заканчивается в определенное время (например, в 18:00).
Заявление о переводе на дистанционную работу
Официальной формы заявления о переводе на дистанционную работу нет. Работники пишут ее произвольно. Кроме того, ТК РФ не обязывает писать такое заявление. Однако данный документ поможет понять, кто готов и согласен работать удаленно, а кто нет. Да, найдутся такие работники, кто захочет работать в офисе, т. к. дома их ждут различные бытовые проблемы.
С нашего сайта далее можно бесплатно 2021 формы заявления на дистанционную (удалённую) работу :
ЗАЯВЛЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА УДАЛЁНКУ
Если работник написал такое заявление и тем самым согласился на переход на дистанционную работу, то оклад вы ему не уменьшаете. Запись в трудовой книжке делать тоже не нужно.
У удалёнщиков объем работы и график не меняются. Кроме того, удаленное рабочее место не считается открытием обособленного подразделения, поэтому ставить его на налоговый учет не нужно. Об этом четко прописано в письме Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300.
Взносы в ПФР и НДФЛ с выплат сотруднику, работающему удаленно, платят как обычно.
После предоставления работником заявления на дистанционную работу подготовьте соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
ДОП. СОГЛАШЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ (ПЕРЕВОДЕ) НА УДАЛЁНКУ
Общий порядок действий
Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).
С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.
Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.
Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.
Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.
Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.
Временная удаленная работа
До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).
Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.
Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
Могут ли уволить в случае отказа работать удаленно
При оформлении допсоглашения на перевод работника на удаленную работу нужно учитывать, что он может быть не согласен с этим действием, и вправе отказаться от подписания такого документа.
Только в строго оговоренных случаях, администрация фирмы сможет его перевести на такую работу, воспользовавшись положениями статьи 74 ТК РФ.
При этом руководство должно соблюсти следующий алгоритм:
- Нужно направить сотруднику компании уведомление в письменной форме о том, что о у него произойдет смена режима работы. По закону такой документ нужно направить работнику не менее чем за 2 месяца до предполагаемого события. Для предпринимателей и иных физлиц данный срок снижен и составляет всего 14 дней.
- Работнику дано право отказаться от прочтения этого документа, тогда работодателю следует озвучить текст письма в присутствии свидетелей. Однако, в этой ситуации ему нужно подготовить акт о данном событии.
- Сотруднику, которого предполагается перевести на дистанционную работу, можно предлагать другие имеющиеся на предприятии вакансии. При этом оплата на данных местах может быть аналогичная прежней или ниже. Важно, что администрация предлагала работнику данные вакансии.
Основания и причины для перевода
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле. Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Работать в условиях коронавируса могут лишь те организации, которые занимаются деятельностью, входящей в список разрешенных. Все прочие компании должны решить вопрос с персоналом — перевести на удаленный режим труда, оформить простой, отправить в вынужденный оплачиваемый отпуск.
Не рекомендуется работодателям нарушать ТК РФ и насильно отправлять работников в неоплачиваемые отпуска за свой счет. Трудовая инспекция будет особо тщательно следить за подобными нарушениями в период коронавируса.
Также настоятельно не рекомендуется увольнять сотрудников, ссылаясь на эпидемию вируса, допускать массовые сокращения. Эти случаи также будут рассматриваться на предмет обоснованности.
Что касается перевода на удаленку (работу на дому), то это реальный выход для компаний в текущих условиях.
Не допустимо обговорить факт перехода на удаленный режим только на словах. Работодатель обязан составить приказ о работе дистанционно, получив от работника согласие в виде заявления. Кроме того, нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, прописав в нем вносимые изменения в связи с новым трудовым режимом.
Подобные мероприятия должны носить временный характер, по окончании угрозы массового заражения коронавирусом работодатели вправе вернуться к прежнему режиму работы на стационарных рабочих местах на территории компании.
Для перехода на удаленку от работника требуется лишь одно действие — написать заявление с просьбой об удаленном режим или с согласием на него, если предложение исходит от руководителя. Причиной данной просьбы указывают опасность заражения коронавирусом (эпидемия COVID-19).