Какие документы нужны при поставке товара по договору

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужны при поставке товара по договору». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как подтвердить реальность доставки товара до покупателя? Что изменилось в правилах перевозки грузов? Как правильно оформить документы по доставке товара? Рассмотрим эти и другие вопросы и проанализируем возможность минимизации налоговых рисков.

Документы для ВЭД — Контур.Бухгалтерия

Контракт — это основная форма фиксации международных торговых сделок.

В этом договоре указываются все значимые условия сделки, в том числе условия поставки и момент перехода права собственности и рисков, и характеристики товара.

Составляется он на двух языках: русском и языке иностранного партнера. Внешнеторговые контракты должны учитывать законодательство стран сторон контракта, а также нормы международного права.

Различают следующие виды внешнеэкономических договоров:

• договор купли-продажи;
• договор подряда и оказания услуг;
• аренда или международный лизинг;
• международные транспортировки.

Обязательно укажите все основные характеристики товара (наименование, количество, цвет, вес, номерные агрегаты и т.д.), установите порядок доставки и перехода права собственности, отразите сумму контракта, валюту расчета и банковские реквизиты контрагента.

Определите, в каком порядке будут решаться споры и вноситься изменения в договор (обычно — по согласованию сторон). Подробно прочитать про иностранный контракт его виды и специфику вы можете в нашей статье.

Не забудьте, все экспортные контракты на сумму более 10 млн рублей и импортные — от 3 млн рублей регистрируются в банке (п. 4.2 инструкции Банка России от 16.08.2017 № 181-И). Подготовьте заверенные копии контракта, они понадобятся для таможенного оформления.

Транспортная накладная

При доставке грузов автомобильным транспортом составляется транспортная накладная. Этот документ грузоотправитель (если иное не предусмотрено договором) обязан оформить для подтверждения заключения договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Если доставка осуществляется собственными силами покупателя, составлять транспортную накладную необязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В накладной указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, о грузе и транспортном средстве, приводятся стоимость услуг транспортной компании, сопроводительные документы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7. А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допускаются прочерки.

Оттиск печати на документах

Внимание: на документах на реализацию товара должны стоять печати и подписи покупателя или перевозчика. В случае их отсутствия у организации не будет достаточно доказательств выполнения своих обязательств.

На товарной накладной и товарно-транспортной накладной должна быть подпись и печать грузополучателя (покупателя). В транспортном разделе товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т должны быть также подписи водителей-экспедиторов.

Подписи представителя покупателя в товарной накладной служат подтверждением получения товара. Если подписи отсутствуют или подделаны, товар считается не полученным покупателем. Если договором установлено, что право собственности переходит с момента получения товара, то при отсутствии подписи товар продолжает находиться в собственности организации-продавца. Если договором предусмотрена оплата (частичная или полная) товара после получения его покупателем, организация не сможет потребовать уплаты соответствующих сумм.

Такой вывод, в частности, сделан в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 20 апреля 2006 г. № Ф04-2185/2006(21507-А70-9) и от 16 мая 2007 г. № Ф04-2820/2007(34070-А03-38).

Подписи перевозчика в товарно-транспортной накладной подтверждают факт получения груза грузополучателем и факт получения груза грузоперевозчиком от определенного грузоотправителя (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если не поставлены подписи, доказательства передачи товара перевозчику отсутствуют.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:

• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.

• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.

• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.

• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:

• Вернуть излишек поставщику.

• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.

• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:

• Принять всю партию товара.

• Отказаться от приемки полной партии товара.

• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Ошибки в документах при поставке товара

При поставке товара одной из самых важных вещей является оформление документов. Какие документы нужно предоставить для каждой поставки, указано в договоре между компаниями. Но что происходит, если в документах было допущено ошибок? В данном случае возможности исправить ошибки несколько ограничены, так как есть законодательство, которое регулирует оформление документов при поставке товара.

Одна из главных ошибок, которые могут возникнуть в момент передачи груза, связана с некорректной маркировкой товара или несоответствием маркировки указанной в документах. В такой ситуации может возникнуть недопонимание между поставщиком и получателем, а перевозчики могут отказаться брать на себя отгрузку.

Еще одна ошибка – недостаточное количество обязательных документов или их неправильное оформление. В этом случае может возникнуть проблема с передачей товара налоговой службе, что приведет к штрафам и прочим неудобствам. Для каждой поставки нужно проверять, какие документы обязательны к предоставлению и оформлять их согласно соответствующим требованиям.

Передача документов при поставке товара – это не просто формальность, а законодательный момент, который может оказать существенное влияние на ваш бизнес. Поэтому следует проявлять максимальную внимательность и проверять каждый документ на соответствие законодательству и требованиям компаний-партнеров.

Для избежания ошибок в документах при поставке товара можно использовать автоматизацию процесса отгрузки и оформления документов, которая позволяет устранить человеческий фактор и минимизировать вероятность ошибок. Кроме того, каждая компания может иметь свои отдельные требования к оформлению документов, поэтому необходимо ознакомиться с ними в подробном договоре и следовать им при каждой поставке товаров.

Как правило, при поставке товара составляется два основных документа – первичный документ и акт приема-передачи товара. В первый документ входят накладные, квитанции, счета-фактуры, а во второй – все подтверждения о передаче товара, в том числе и обязательные подписи покупателя. Необходимо проверять каждый документ на наличие ошибок, а также сверять адреса доставки и возможности перевозки товара.

Наличие ошибок в документах при поставке товара – весьма неприятная ситуация, которую желательно избежать. Поэтому следует уделять этому вопросу достаточное внимание и проверять каждый документ на соответствие законодательству и требованиям компаний-партнеров.

Поскольку эти документы зачастую строго необходимы, их оформление – важная задача. И ладно, когда речь идет о тех типах, что не имеют строгой формы, но почти половина пакета – это четкий образец. Причем оформлять все равно придется в трех экземплярах в самом минимальном варианте, если, кроме отправителя, получателя и водителя, участников не предусматривается. Если сотрудник за рулем – это не представитель покупателя, а работник логистической компании, один экземпляр нужно будет оставить и им. Соответственно, лучше подготовить заранее достаточное количество копий.

Также разумно будет на каждом этапе транспортировки выявлять ответственное лицо заблаговременно. Ведь как показывает практика, ввиду климатических факторов, дорожных условий и возможных инцидентов – шанс повреждения объектов весьма высокий.

Порядок возврата некачественного товара

Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:

• Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
• Отказаться принимать заказ.

Как правильно составить договор на поставку продукции?

Шаблон договора поставки товара является вариантом договора купли-продажи. Его структура в некоторой степени повторяет перечень статей § 3 главы 30 ГК РФ, а также включает несколько положений, соответствующих статьям из § 1 этой же главы (Общие положения о купле-продаже)

Часть информации, содержащейся в статьях, является диспозитивными нормами – то есть они указывают возможные варианты поведения, но при этом предусматривают самостоятельность в действиях сторон. Словом, в бланке договора можно интерпретировать положения статей в интересах вашей компании.

Итак, любая «рыба» договора должна содержать:

1. Вводную часть, в которой указываются наименования участников сделки.
2. Предмет соглашения. Наименование и количество товара – главное существенное условие договора. В статье 455 «Условия договора о товаре» уточняется, что договор может заключаться как на поставку товара, имеющегося в наличии у поставщика, так и относительно того, который еще будет произведен или приобретен продавцом.
3. Права и обязанности участников сделки. От этого раздела зависит, насколько выгодна конкретная сделка для вашей организации и в какой степени защищены ваши интересы в случае возникновения спорных ситуаций. Данную часть договора регламентируют несколько статей ГК РФ.

Что в CMR заполняет перевозчик или экспедитор?

Грузоотправитель ответственен за графы:

16 – предоставляются данные о перевозчике: адрес, контакты.

17 – указывается информация о дополнительном перевозчике (если планируется его замена в пути следования).

18 –графа для примечаний со стороны перевозчика — состояние груза, целостность упаковки и т.д. (не обязательна для заполнения).

Важно! В случае нарушения целостности упаковки, внешнем повреждении груза, если перевозчик не сделает соответствующей отметки в CMR, позже он не сможет ссылаться на вину отправителя.

23 – прописывается дата и номер путевого листа. Здесь экспедитор или водитель ставят свои подписи с расшифровкой, печать перевозчика.

25-26 – фиксируется гос номер, марка, модель тягача и полуприцепа.

19 – указывается тариф за перевозку, проставляется после окончательной разгрузки.

27, 28, 29 – в эти графы информация заносится по необходимости отделом расчетов перевозчика. Здесь указываются дополнительные услуги транспортной компании: погрузка, разгрузка, упаковка и т.д.

---

Для чего нужен договор поставки?

Договор поставки — это отдельный вид сделок купли-продажи. Он отличается от обычного соглашения о купле-продажи по следующим критериям:

1. Стороны контракта — только субъекты предпринимательской деятельности. Договор вправе заключать между собой юридические лица, ИП и самозанятые.

2. Купленный товар можно использовать только в бизнесе. Например, ИП, занимающийся производством мебели, купил в некой компании оборудование для обработки дерева. Это оборудование ему необходимо, чтобы изготавливать мебель на заказ. Приобретаемые товары не должны использоваться в домашнем, семейном или личном обиходе.

Зачем нужен договор поставки?

1. Чтобы стороны точно знали, какой именно товар приобретается. Например, компании нужна коробка кровельных саморезов 4,8 х 35. Указание на точный артикул товара в договоре позволит избежать поставки не тех экземпляров.

2. Чтобы покупатель и поставщик знали о сроках. В договоре можно закрепить, что товар нужно привезти к конкретной дате или отгрузить несколько партий в течение, например, 1 месяца.

3. Чтобы закрепить санкции за неисполнение обязательств. Это может быть штраф, неустойка. В соглашении также можно прописать, куда направлять досудебные претензии, а также в каком суде будут рассматриваться споры, если решить его мирно не удаётся.

ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ УСЛУГ

1. Заказчик после выбора необходимой ему юридической услуги заполняет Онлайн-заказ юридических услуг на веб-сайте Исполнителя.
2. Для оказания юридических услуг Исполнителем Заказчик обязуется указать в Онлайн-заказе юридических услуг полную и достоверную информацию для оказания услуг, а также приложить скан-копии документов в хорошем качестве в формате pdf, jpg, doс, rtf в соответствии со списком необходимых документов, указанных в Онлайн-заказе юридических услуг.
3. После заполнения Онлайн-заказа юридических услуг на веб-сайте Исполнителя Заказчик производит акцепт настоящей оферты путем полной оплаты стоимости юридических услуг.
4. В соответствии с настоящей Офертой Исполнитель приступает к оказанию юридических услуг при одновременном соблюдении следующих условий:
   • Заказчик заполнил Онлайн-заказ юридических услуг и произвел акцепт Оферты путем полной оплаты стоимости юридических услуг;
   • Указанных в Онлайн-заказе сведений и приложенных документов достаточно для оказания услуг (при недостаточности сведений и/или документов Исполнитель запрашивает у Заказчика дополнительную информацию, на время предоставления дополнительной информации приостанавливается оказание юридических услуг по Онлайн-заказу).

   СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ОФЕРТЫ

   1. Акцепт Оферты Заказчиком в соответствии с п. 1.3. настоящей Оферты, влечет заключение Договора оказания юридических услуг на условиях Оферты (статья 438 Гражданского Кодекса РФ).
   2. Договор вступает в силу с момента Акцепта Оферты Заказчиком и действует:
      1. до момента исполнения Сторонами обязательств по Договору, а именно оплаты Заказчиком стоимости Услуг и оказания Исполнителем юридических услуг, акцептированных Заказчиком.
      2. до момента расторжения Договора.
   3. Исполнитель оставляет за собой право внести изменения в условия Оферты и/или отозвать Оферту в любой момент по своему усмотрению. В случае внесения Исполнителем изменений в Оферту, такие изменения вступают в силу с момента опубликования, если иной срок вступления изменений в силу не определен дополнительно при их опубликовании.

   Внешнеторговый контракт

   Все страницы договора с подписями и печатями всех сторон подаются единым файлом формата PDF. Как правило, контракты заключаются на длительный период, поэтому здесь тоже достаточно подать документ один раз, а в дальнейшем прикреплять ссылку на него.

   Иногда бывает так, что товар приобретается без договора, только по инвойсу (счёту). Нужно учесть, что при вопросах со стороны таможни о ценообразовании на поставку инвойс без договора является очень слабым доказательством, так как фактически не объясняет причин, по которым товар был продан именно по такой цене.

   Договор, где указана стоимость по стандартному прайс-листу и размер скидки сможет объяснить низкую цену. Если в договоре перечислены индивидуальные доработки товара по сравнению со стандартной комплектацией — это основание для более высокой стоимости конкретной поставки.

   Помните: цена ниже средней рождает подозрения в попытке снизить размер пошлины, а цена выше средней вызывает вопросы о возможном выводе валюты за рубеж.

   Как прописать условие о предмете в договоре поставки?

   В договоре обязательно нужно прописать условие о его предмете. В противном случае договор считается не заключенным (ст. 432 ГК РФ). Предметом являются передача продавцом покупателю определенного договором товара и оплата покупателем установленной договором стоимости этого товара. Поставляться могут любые вещи, кроме изъятых из оборота и ограниченных в обороте (ст. 455, ст. 129 ГК РФ). Для согласования предмета договора необходимо четко определить наименование и количество товара.

   Наименование товара

   Наименование товара состоит из двух составляющих:

   1. собственно наименование, которое может быть выражено как общепринятым названием товара и его вида, так и стандартным торговым термином (например, из Общероссийского классификатора продукции ОК 005-93);
   2. определение характеристик товара (указание на конкретную марку, модель и другие характеризующие сведения).

   Если товар обладает родовыми признаками, его наименование должно содержать указание на вид этого товара, а также количественные, размерные, функциональные и иные характеристики товара (например, 5 легковых автомобилей, 10 тонн зерна пшеницы и т. д.). При указании наименования товара, имеющего индивидуальные признаки, их также следует включить в наименование (например, мебель из дуба с отделкой из мрамора ручной работы).

   Наименование товара может быть указано и в прилагаемом к договору документе, который позволяет определить, какой именно товар должен быть поставлен (спецификация).

   ПРИМЕР формулировки условия договора

   Поставщик обязуется передать покупателю строительный гранитный щебень (далее – товар). Количество, ассортимент, характеристики, цена и иные данные, относящиеся к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью данного договора.

   Количество товара

   Как правило, в договоре поставки количество поставляемого товара определяется:

   • поштучно, если характер товара позволяет произвести такой подсчет (например, детали для станков);
   • в единицах, которые обычно используются для соответствующего типа товара (например щебень (в тоннах), жидкость (в литрах) и т. д.).

   Как согласовать «скидки», «премии» и «бонусы» покупателю?

   Цена договора может быть изменена после его заключения (п. 2 ст. 424 ГК РФ). Так, условием договора поставки покупателю может быть предоставлена возможность приобретения товара на более выгодных условиях.

   Продавцы могут выплачивать покупателям различные вознаграждения. Их предоставляют за оказанную покупателем услугу. Кроме того, такие вознаграждения могут носить стимулирующий характер («скидки», «премии», «бонусы»). Вознаграждения за оказанные покупателем дополнительные услуги не влияют на стоимость ранее отгруженных товаров и учитываются отдельно как оплата реализованных услуг. К таким вознаграждениям относятся суммы, полученные покупателем за продвижение товара продавца на рынке и его рекламу:

   • привлечение внимания покупателей к товару продавца (промоакции, размещение товара в оговоренных местах, выделение постоянного или дополнительного места в магазине);
   • обеспечение наличия товаров продавца в магазинах покупателя и другие аналогичные услуги.

   Условие о предоставлении такого вознаграждения можно сформулировать так:

   ПРИМЕР формулировки условия договора

   За проведение промоакции продукции Поставщика Покупатель получает вознаграждение в размере 50 000 рублей.

   Что касается скидок, премий, бонусов, то они предоставляются за выполнение определенных условий или за достижение определенных показателей и могут изменять стоимость отгруженного товара (если это предусмотрено договором). К ним относятся премии за:

   • определенный объем закупок;
   • факт заключения с продавцом договора поставки;
   • поставку товаров во вновь открывшиеся магазины торговой сети;
   • включение товарных позиций в ассортимент магазинов и др.
   
   

   Похожие записи:

   • Как вступить в наследство по завещанию: порядок, правила и сроки
   • Как вернуть подоходный налог за лечение зубов
   • Расчет алиментов: примеры и калькулятор