Как правильно писать объяснительную на имя директора?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать объяснительную на имя директора?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Объяснительная записка как документ широко используется в трудовых правоотношениях между работником и работодателем. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает руководство организации взять объяснительную с сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину. Без этого нюанса применить к нему дисциплинарное взыскание будет нельзя. Нарушение установленного законодателем регламента может послужить основанием для отмены приказа директора, если подчинённый обратится с жалобой в трудовую инспекцию либо с исковым заявлением в суд общей юрисдикции.

Объяснительная как документ

В объяснительной работник-нарушитель разъясняет причины совершения им дисциплинарного проступка либо утверждает, что никаких норм он не нарушил, приводя аргументацию в пользу своей позиции. Решение о том, применять наказание в отношении подчинённого или же нет, решает руководитель компании. Таким образом, если сотрудник приведет доводы в пользу своей невиновности или обстоятельства, которые помогли бы ему избежать наказания, мера дисциплинарного взыскания может и не применяться.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.

Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение¹. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

1. Проснулся и увидел, что на моей подушке сидит редкого вида птица, и я не мог ее напугать.
2. Мой собака проглотила мои ключи от машины.
3. Я встретил инопланетян и они предложили мне прокатиться на их космическом корабле.
4. Мой парикмахер неправильно подстриг меня, и мне пришлось прятаться от публики.
5. Мой кошелек залез в микроволновку и я провел весь день, пытаясь его оттуда вытащить.
6. Я нашел тайный портал в Нарнию в своем шкафу.
7. Все мои носки исчезли во время стирки, и я не мог выйти из дома без них.
8. Мой завтрак отказался готовиться.
9. Я запутался в моих шторах и не мог выбраться.
10. У меня закончился шампунь, и я провел все утро, пытаясь найти подходящую замену.
11. Мой пылесос засосал мои ботинки.
12. Моя змея-питон съела мой будильник.
13. Я заблудился в собственной квартире после перестановки мебели.
14. Я проснулся и обнаружил, что все мои двери и окна покрыты пенопластом.
15. Я ошибся и поставил будильник на 7 вечера вместо 7 утра.
16. Мой кофе не был достаточно сильным, чтобы разбудить меня.
17. Я попытался перекрасить своего кота и это заняло больше времени, чем я ожидал.
18. Я вообще забыл, где я работаю.
19. Я застрял в лифте… у себя дома.
20. Мой телевизор застрял на канале с йогой, и я решил попробовать упражнения.
21. Моя золотая рыбка ушла в отпуск без меня, и я был слишком подавлен, чтобы идти на работу.
22. Моя машина решила принять душ под дождем и отказалась заводиться.
23. Я забыл, как выглядят свои коллеги, и боялся идти на работу.
24. Мой карандаш ушел в страйк и отказывался писать.
25. Мои домашние растения начали со мной разговаривать, и я не мог их проигнорировать.
26. Мои джинсы решили сделать день без штанов.
27. Я случайно заблокировал себя на балконе.
28. Мои зубы отказались чиститься.
29. Я попал в пробку… в своей ванной комнате.
30. Мой завтрак решил сделать день без яиц, и я был слишком расстроен, чтобы идти на работу.

Примеры объяснительных записок

Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.

Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:

• на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
• кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).

Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• его основная часть (непосредственно объяснения работника);
• дата составления записки;
• подпись ее автора (с последующей расшифровкой).

Пояснительная о неявке на экзамен

Декану факультета политологии

ИУВО им. Александрова

Сергиенко Н.В.

от студента 4 курса гр. 46

Потапова Леонида Антоновича

Объяснительная записка

Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.

Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.

Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.

Потапов Л.А. 20.01.22 г.

Как правильно написать объяснительную записку

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Чем грозит объяснительная записка?

Писать объяснительную записку необязательно. Но при серьезном нарушении, руководитель можно привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения с работы. Письменное объяснение, в котором указаны факты и причины нарушения, может смягчить наказание.

Письменное разъяснение это и есть объяснительная записка. Вне зависимости от сферы деятельности, она связана с наказанием. Если речь идет об отсутствии на работе в рабочие часы, на сотрудника накладывается штраф. А в случае со школой, максимальная мера наказания – это вызов родителей в стены школы.

Необходимо понимать для каких целей составляется объяснительная записка, и отталкиваясь от этого судить о возможных последствиях.

Согласно законодательству РФ, составить разъяснение необходимо в течение 2-х суток. При отсутствии документа, руководитель может взимать дисциплинарное взыскание. Отказаться от написания можно, санкций за этот процесс не накладывается. При этом уполномоченное лицо может сделать замечание или выговор. В любом случае виновный понесет наказание, процедура оформления акта немного усложнится.

Эксперты не рекомендуют составлять объяснительную записку под диктовку или по грозному требованию. Для начала необходимо тщательно разобраться в вопросе. При возникновении спорной ситуации, писать объяснение сразу не рекомендуется. Действовать необходимо по ситуации:

• Если сотрудник не виновен, и он может представить факты невиновности, то письменное объяснение уместно. Документ обязательно подкрепляется доказательствами. Примечательно, что при 100% невиновности, написание объяснительной записки рекомендовано. Это действие позволит избежать наказания «ни за что». Часто руководители пытаются скрыть собственную оплошность и переложить ответственность на работника. Этот момент необходимо пресекать.

• Если сотрудник действительно виновен, и оправдать себя не получится, писать или не писать объяснение, не имеет значения. В любом случае будет составлен соответствующий акт, и виновник процесса понесет наказание в зависимости от тяжести ущерба.

Объяснительная записка опасна только в том случае, если ее принудительно заставляют написать. Особенно под диктовку. Это может привести к ложным обвинениям.

Формат объяснительной записки

Объяснительная записка стандартно пишется на белом листе формата А4, расположенного вертикально. Если у под рукой такого листа нет, можно написать на тетрадном листе, но предпочтительнее именно А4, поэтому далее будем иметь в виду именно его.
Расположите лист вертикально и мысленно разделите его на две продольные части. Начинайте писать сверху, примерно с середины листа.

В школе все объяснительные записки пишутся на имя директора. А его имя в обязательном порядке указано на сайте вашей школы.

В первой строчке, так и пишете: «Директору школы №… , такого-то населённого пункта».

Вторая строчка: фамилия имя и отчество того, кому адресована записка. Если имя-отчество длинные или неизвестны, можно обойтись инициалами. Пишете в дательном падеже, отвечая на вопрос: «Объяснительная записка адресована кому?» И отвечаете: Кузякиной Ирине Петровне.

В третьей и следующих строчках надо указать от кого написанное заявление, какое отношение вы имеете к школе и ваш адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Чтобы в случае возникновения вопросов или желания уточнить-что-либо директор мог сразу связаться с вами напрямую.

То есть, пишете свою фамилию в родительном падеже, инициалы, указываете, что вы мать (или отец) ребёнка такого-то.

Поздравляем: «шапку объяснительной записки вы написали»! Можно переходить к телу — основной части.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Никто не застрахован от ошибок при выполнении своей работы. Но иногда цена рабочих ошибок может оказаться слишком высокой – авария или несчастный случай. В таких ситуациях или для их профилактики начальство потребует от провинившегося объяснений в письменном виде.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Стандартизированной формы объяснительной записки не существует. В свободной форме работник должен изложить:

• предпосылки совершения своей ошибки;
• причины невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей;
• все сопутствующие обстоятельства;
• последствия нарушения;
• то, что работник сочтет нужным дополнительно сообщить в связи с данной ситуацией;
• какие он собирается приложить усилия для того, чтобы исправить последствия нарушения, а также, чтобы подобное не повторялось впредь.

ВАЖНО! Привлечь работника за невыполнение должностных обязанностей к дисциплинарной ответственности работодатель вправе только при наличии подписи работника об ознакомлении с должностной инструкцией.

Оформление объяснительной записки подчиняется общим правилам делопроизводства:

• адресация руководителю («шапка» в правом верхнем углу);
• ФИО и должность работника;
• название документа «Объяснительная записка» посередине листа;
• обязательное указание даты проступка и даты написания объяснительной;
• собственноручная подпись работника.

Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?

Комментарий эксперта на сайте Сашка Букашка:

Олег Кривозубов vs Consult, управляющий партнер Иркутск

Даже если с работодателем существуют полюбовные отношения, они не должны ограничиваться устными объяснениями. Они не в пользу работника.

Статья 193 Трудового кодекса РФ гласит, что перед применением взыскания работодатель должен затребовать письменное объяснение; если объяснение не представлено по истечении двух рабочих дней, должен быть составлен акт об отказе работника дать объяснение.

Непредставление объяснения не является препятствием для привлечения к дисциплинарной ответственности. В законе конкретно говорится о письменных объяснениях. Можно сделать вывод, что устные объяснения не являются благоприятными для работника.

Работодатель пишет заявление о том, что не получил письменного объяснения. А в судебном разбирательстве это может иметь негативные последствия для работника.

Один совет: подкрепляйте свои действия документами. Это поможет вам отстоять свои права.

Юлиана Милованова Менеджер по персоналу, Ruspole Brands Group

Если компания не хочет привлекать сотрудника к дисциплинарной ответственности, она может дать устное объяснение. Однако часть I статьи 193 Трудового кодекса РФ (Дисциплинарная процедура) требует от работника письменного объяснения.

Борис Теклин, руководитель таможенного отдела, DHL Worldwide Express, Россия.

При обсуждении дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой и производственной дисциплины, расследование аварий и инцидентов обязательно получение письменного объяснения от работника. Если работник отказывается дать объяснение, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).

Как написать объяснительную на работе

Объяснительные записки — это особые документы, которые относятся к категории профессиональных писем. Если сотрудник не приходит на работу вовремя, не выполняет свои обязанности или отказывается выполнять задания, порученные ему руководителем, приходит на работу в нетрезвом виде или иным образом нарушает деловые правила учреждения, ему следует в письменном виде объяснить причины и поводы своего поведения. Ниже приведен пример письменного объяснения.

Письменное объяснение является важным документом. Это связано с тем, что на основании изложенного в нем работодатель принимает решение о наказании — это может быть порицание, штраф или увольнение. Кроме того, этот документ также защищает работников, если они по объективным причинам не выполняют задания или административные требования.

Зачем нужна объяснительная записка?

Под объяснительной запиской понимается документ, поясняющий, по какой причине было совершено работником нарушение дисциплины или рабочего распорядка. Согласно нормам статьи 193 ТК РФ до применения взыскания руководитель должен запросить у подчиненного письменное объяснение.

Внимание! В ходе трудовых взаимоотношений подобные ситуации не редкость. Но стоит учитывать, что оформление объяснительной является добровольным действием (согласно Конституции – статья 27).

Объяснительная записка служит базисом для составления приказа о наложении на сотрудника соответствующего взыскания. Это может быть:

• устное нарекание;
• строгое внушение с занесением в личное дело;
• взимание штрафных санкций;
• лишение очередной премии;
• увольнение с занимаемой должности.

Последний вариант возможен только тогда, когда подобного рода нарушения или ошибки носят систематический характер или сотрудник пребывал под воздействием алкоголя или наркотиков. Нельзя уволить сотрудника, даже явившегося на рабочее место в пьяном виде, если этот факт не зафиксировал медработник и не выдал документальное подтверждение.

Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?

Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.

Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.

В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.

Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.

Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.

Похожие записи:

• Исполнительский сбор юрлицу: за что назначают, как его снизить или отменить
• Изменения по статье 228 ч 2
• Госпошлина при оценке имущества при разводе в 2024 году