Как надо писать объяснительные

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как надо писать объяснительные». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.

Как написать объяснительную

1. Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
2. Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
3. Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
4. Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
5. Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.

«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

1. В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
2. В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
3. Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
4. Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».

Образцы объяснительных записок

Лучше всего следователь таким правилам:

• писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
• писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
• постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
• объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
• во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
• хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
• грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.

Несмотря на то, что до сих пор не существует единого унифицированного формата пояснительной записки, правила ее документирования устанавливают конкретные требования.

1. Документ составляется на одном листе бумаги формата А4, как в рукописном, так и в печатном виде.
2. информация представлена в строго деловом стиле. При написании документов не допускается использование эмоциональной лексики.
3. Принудительное отсутствие непристойных или разговорных выражений.
4. Обобщите информацию; вам не нужно писать поэму на 10 страниц. Говорите коротко и по существу.
5. Документы всегда пишутся от первого лица.
6. Представление событий требует логичной и четкой временной шкалы.
7. Пояснительные записки не имеют краткого заключения. Это означает, что вы не должны заканчивать свой документ словами «На основании изложенных фактов я считаю себя невиновным в каких-либо задержках в моей работе».

Образцы объяснительных записок

Как именно писать объяснительную, зависит от того, что произошло и какие требования по её написанию есть в организации. Объём текста в записке не ограничивается, но не следует делать его слишком большим.

Например, если вы опоздали, можно просто написать в теле записки:

Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 27.04.2022 на 15 минут в связи с тем, что попал в пробку и не мог повлиять на ситуацию. Из дома вышел заранее, с запасом времени.

Когда задержка связана с посещением врача, можно написать так:

Я, Дубровская Анна Александровна, была вынуждена опоздать на работу 21.03.2023 из-за посещения врача. Согласно его назначениям, мне необходимо было экстренно сдать анализы, это заняло дополнительное время. Ксерокопию назначения врача прилагаю.

Вообще, если есть документы, которые могут обелить вашу репутацию перед начальником, лучше приложить их фото или ксерокопии к объяснительной. Заверять где-либо такие документы необязательно.

Если вы вынужденно задержались, будучи в здании своего офиса, это также нужно отметить:

15 апреля 2023 года я пришёл на работу вовремя, но застрял с другими сотрудниками бизнес-центра в лифте, где провёл 1 час 15 минут — до 10:15 (мск). Подтвердить данный факт может управляющая компания бизнес-центра.

Если непоявление на важных переговорах связано с другой задачей от вашего руководителя, необходимо указать это в записке:

10 июня 2022 года я не смог присутствовать в 9 утра на переговорах с ООО «Консалт-Резалт», так как по поручению моего руководителя, Петрова Ивана Петровича, находился на деловой встрече с другим партнёром — ООО «СимДимСин». Факт встречи может подтвердить представитель партнёра — Лобашёв Иван Семёнович.

Кстати, в последнем случае есть смысл просить руководителя заранее писать о встрече вам на электронную почту. Это поможет иметь на руках неоспоримое доказательство поставленной начальником задачи, что важно в случае наложения нескольких задач друг на друга по времени.

Если проступок более существенный, следует рассказать в объяснительной записке о нём как можно подробнее, но опираясь только на факты. При этом факты желательно подбирать те, которые можно подтвердить — записью с камеры наблюдения в лифте или на парковке, свидетельствами очевидцев, полученными обычными или электронными письмами либо другим образом.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение¹. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Когда нужна объяснительная от работника?

Объяснительная — это письменное объяснение работником своего поступка. Подобного рода записки бывают:

• оправдательными (признательными);
• описательными.

Первые пишут в случае проступка, чтобы объяснить свои действия или признать вину, вторые — чтобы рассказать о событии, которому работник стал свидетелем.

Подобная записка имеет юридическую силу, письменные разъяснения сотрудников часто становятся доказательствами в суде при спорах с работодателем.

Рассказываем, в каких случаях потребуется объяснительная от работника. Работодатель вправе потребовать разъяснение от сотрудников в случае дисциплинарного проступка:

• занятия личными делами в рабочее время;
• нарушения техники безопасности на рабочем месте;
• нарушения трудовой дисциплины (прогула, опоздания);
• недобросовестного исполнения своих должностных обязанностей и так далее.

Разъяснительная записка необходима работодателю для того, чтобы применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание.

В ТК РФ прописаны 3 вида возможных взысканий к сотруднику:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.

Примеры объяснительных записок

Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.

Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:

• на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
• кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).

Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• его основная часть (непосредственно объяснения работника);
• дата составления записки;
• подпись ее автора (с последующей расшифровкой).

Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы

Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.

ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.

Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:

• Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
• Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
• Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
• В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
• Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.

Как правильно писать объяснительные записки? Почему пишется от руки?

Объяснительная записка составляется по требованию руководителя, но возможно и проявление собственной инициативы. В случае расследования, предоставление документа обязательно в течение 2-х рабочих дней. Но возможно назначение других сроков (при договоренности сторон). Эксперты рекомендуют составлять объяснительную записку руководителю в максимально сжатые сроки. Это действие позволит предотвратить развитие негативной ситуации.

При составлении объяснительной записки необходимо учитывать ряд требований:

• Написание записки, связанное с опозданием на работу сопровождается соблюдением установленной формы. Нарушителю необходимо доказать уважительную причину.

• Написание записки, связанное с болезнью человека. В данной ситуации необходимо предоставить расширенную информацию о заболевании. После выздоровления, факт заболевания подтверждается больничным листом.

• Написание записки, связанное с невыполнением поручений руководства, а также обязанностей, прописанных в Трудовом договоре. Обязательно необходимо указать объективные причины, вследствие которых было допущено нарушение.

Писать объяснительную записку под диктовку руководящего лица недопустимо. Это действие часто сопровождается созданием искусственных доказательств, которые могут быть использованы против работника с целью дисциплинарного взыскания (в данную категорию входит и увольнение по виновным основаниям).

Если гражданин РФ не согласен с тем, что совершил дисциплинарный проступок, обязательно указываются:

• Мотивы действий. Обязательно необходимо их указать. Совершение определенных действий может привести к серьезным последствиям.

• Факт допущенного нарушения. Руководителю необходимо учесть все обстоятельства.

• Отсутствие серьезных последствий. Некоторые действия сотрудника могут привести к общему нарушению производственного процесса, включая создание аварийных ситуаций.

Возможность возмещения ущерба. В записке можно указать возможность добровольного возмещения ущерба.

При составлении акта дисциплинарного проступка, составление объяснительной записки обязательно. Она включается в общие материалы служебного расследования. При рассмотрении вопроса в судебном порядке, судья изучает все обстоятельства, привлекшие к наступлению негативных последствий.

При составлении объяснительной записки, обязательно необходимо указать следующие пункты:

• ФИО должностного или уполномоченного лица на имя, которого составляется записка;

• ФИО сотрудника, с указанием должности и подразделения;

• обстоятельства и факты, приведшие к совершению или не совершению определенного действия;

• объяснения сотрудника (писать можно в произвольной форме);

• дата составления документа, а также личная подпись человека.

В объяснительной обязательно фиксируется факт ее получения руководящим или уполномоченным лицом. Принимающая сторона обязана указать соответствующий номер, а также подкрепить действие подписью.

Инструкция — наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не «Объяснительная» а «Пояснительная записка».

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход — сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация — например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника «потеряли» на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва

подполковнику Кондратьеву В.Н.

от Козлова Анатолия Степановича,

1968 г.р., проживающего в г. Москва

пр. Мира 98-70

работающего: ООО «Стокман»,

сборочный цех, сборщик металлоконструкций

раб. тел. *****

сот. тел. *****

Пояснительная

Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.

Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.

После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.

Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.

Пояснительная о неявке на экзамен

Декану факультета политологии

ИУВО им. Александрова

Сергиенко Н.В.

от студента 4 курса гр. 46

Потапова Леонида Антоновича

Объяснительная записка

Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.

Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.

Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.

Потапов Л.А. 20.01.22 г.

Похожие записи:

• Сколько делается шенгенская виза в Польшу
• ВС объяснил, как наследуются долги по алиментам
• С 2023 года вводится единое пособие для нуждающихся семей с детьми