Ведение кассы в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговая получит право ужесточить требования к качеству печати и размеру символов фискальной документации, качеству печати и размеру QR-кода на бумажных чеках. Помимо этого, ФНС наделят полномочиями, позволяющими контролировать количество времени, в течение которого QR-код отображается на экране устройства.
Упростят регистрацию и перерегистрацию ККТ
Для регистрации ККТ с функцией обязательной передачи фискальных документов в электронном виде, пользователю будет разрешено не предоставлять контролирующим органам данные отчета о регистрации.
Нужно будет только отправить электронный отчет о регистрации с помощью оператора фискальных данных.
А для замены фискального накопителя можно будет направить через ОФД отчет об изменении параметров регистрации, а не заявление о перерегистрации.
Но если инспекторы вынесут решение, что в отчете недостаточно данных, в перерегистрации будет отказано. В таком случае придется подавать заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники в общем порядке.
Помимо всего прочего, предприниматели смогут подавать заявление о регистрации или перерегистрации ККТ — через портал «Госуслуги». На данный момент им доступны только два способа — на бумаге и через личный кабинет ККТ.
Оплата по QR-коду в СБП приравнивается к оплате по карте
При оплате на кассе по QR-коду кассовый чек должен быть сформирован в момент расчета
Набирающий популярность способ оплаты в СБП по QR-коду не подпадает под определение расчета наличными или с применением карты (электронного средства платежа), что в отношении применения ККТ приравнивается к безналичному переводу от физического лица, в т.ч. при расчете на кассе,— об этом мы писали на страничке Внедрение системы быстрых платежей в торговле. Такое положение вещей формально позволяет продавцу не пробивать чек в момент расчета на кассе, если покупатель произвел оплату в СБП.
Предлагаемые изменения устраняют эту коллизию,— при оплате по QR-коду на кассе магазина, при непосредственном взаимодействии покупателя с кассиром или автоматическим устройством, кассовый чек должен быть пробит в момент расчета.
Распределена ответственность при агентских схемах расчета
Кто несет ответственность за неприменение ККТ: поставщик или его агент
Широко распространенная агентская схема продажи товаров и услуг позволяет рассчитываться с применением ККТ как поставщику, так и его агенту или субагенту с указанием в кассовом чеке требуемых реквизитов поставщика. Однако не был урегулирован вопрос ответственности за неприменение ККТ поставщиком и его агентами,— теперь это пробел будет устранен.
Во избежание недоразумений следует руководствоваться опубликованными правилами распределения ответственности и до вступления в силу предлагаемых изменений 54-ФЗ.
Поставщик может не применять ККМ, если его агент(ы) как при приеме денежных средств от покупателя, так и при передаче товара покупателю, возврате товара, обмене товара, при любом способе расчета применили ККТ, с указанием в кассовых чеках всех требуемых реквизитов, в т.ч. с маркированной продукцией. В противном случае неприменившим ККТ признается поставщик.
В случае привлечения субагента, если ни субагент, осуществивший расчет по поручению агента, ни агент не применили ККТ, то неприменившим ККТ признается агент.
Если поставщик освобожден от обязанности применения ККТ, то, в случае неприменения ККТ агентом, осуществившим расчет по поручению поставщика, неприменившим ККТ признается агент.
Про чеки агентов на страничке ККТ для агентов.
1. Применение ККТ.
• Требования к применению ККТ, выдаче чеков и БСО при различных видах деятельности и способах ее организации. Виды деятельности, когда ККТ может не применяться. Что поменяется в ближайшее время.
2. Специфика применения онлайн-касс в 2024 году: подробный анализ правовых норм и практические примеры.
• Применение ККТ комиссионерами, агентами.
• Применение ККТ при получении авансов и предоплат, продаже подарочных сертификатов, при зачете авансов и отгрузке, при встречном представлении. Новые правила применения ККТ при зачетах авансов при оказании услуг- ЖКХ, охраны и систем обеспечения безопасности, образовательных услуг.
• Применение ККТ при продаже в рассрочку, при выдаче и погашении займов и последующей оплате.
• ККТ при оплате третьим лицом.
• ККТ при получении оплаты от физических лиц в безналичной форме. Требования к срокам оформления чеков и их передаче покупателям. ККТ при оплате на расчетный счет продавца, когда он не сразу видит или идентифицирует поступившие средства.
• Требования к оформлению кассовых чеков при покупке подотчетниками от имени юридического лица или ИП. Что должно быть в чеке и нужен ли чек?
• ККТ при удержаниях из зарплат сотрудников денежных средств за товары, работы и услуги.
• ККТ при онлайн-торговле.
• Возврат денег покупателям по новым правилам: особенности применения ККТ, документооборот, типичные ошибки.
• Ошибки при применении ККТ, механизм исправления.
3. Бумажные и электронные чеки и БСО.
• Обязательные реквизиты чеков.
• Особые требования к чекам и БСО как первичным учетным документам у покупателя.
• Новые правила формирования БСО.
• О возможностях и новых рисках вычета НДС на основании чеков и БСО.
4. Оперативные проверки расчетов в 2024 году: что и как проверяет налоговая сейчас и что поменяется в ближайшей перспективе.
• Проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и применения ККТ, предоставление сведений и документов налоговому органу: новый регламент в действии. Как избежать штрафа за неприменение ККТ, механизм действий.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Для начала определим некоторые понятия.
Онлайн-касса (ККТ, ККМ) – это кассовый аппарат нового поколения, обеспечивающий автоматическую передачу фискальных данных (информацию об организации, осуществляющей продажу, информацию о контрольно-кассовой технике, используемой при данном расчете, сведения о покупке – наименования приобретаемых товаров, их стоимость и т.п.) в налоговые органы с использованием сети Интернет. Он же печатает бумажные чеки и формирует онлайн-чеки для покупателей. Правила применения ККТ установлены законом о ККТ (ФЗ от 22.05.2003 №54-ФЗ).
Касса (операционная касса организации) – это понятие шире, чем онлайн-касса и включает в себя все наличные средства организации. Кроме наличной выручки, проходящей через ККТ, это может быть заем, пожертвование, членский взнос, расходы на выплату заработной платы и т.д. На такие суммы чеки по ККТ не пробиваются, но на них оформляется ПКО (приходный кассовый ордер) или РКО (расходный кассовый ордер).
Соблюдать кассовую дисциплину означает соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета наличными, установленные Центральным Банком РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Кассовая книга – сводный регистр, в котором отражаются полученные и выданные наличные денежные средства на основе данных приходных и расходных кассовых ордеров.
Контроль за применением ККТ налоговая осуществляет в рамках контроля за соблюдением требований к ККТ, порядком и условиями ее регистрации и применения.
При проверке применения ККТ налоговые органы имеют полномочия:
- получать беспрепятственный доступ к ККТ и фискальным данным, содержащимся в базе данных оператора фискальных данных;
- получать для проверки документацию, связанную с приобретением, регистрацией, перерегистрацией и эксплуатацией ККТ;
- получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки, в том числе через кабинет ККТ;
- проводить проверки выдачи (направления) кассовых чеков и БСО. Если проверяемая организация вправе не применять ККТ, инспекторы проверяют документы, подтверждающие факт расчета с покупателями (клиентами). Такие проверки инспекторы могут проводить путем контрольной закупки, приобретая и оплачивая товары (работы, услуги);
- получать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;
- взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
- привлекать к административной ответственности за нарушения в сфере применения ККТ.
За нарушение порядка применения ККТ установлена административная ответственность. Как правило, это наложение штрафа на организацию и должностное лицо или вынесение предупреждения. Если заявить в налоговый орган о совершенном правонарушении, то наказания можно избежать.
Штраф могут наложить за следующие правонарушения:
- неприменение ККТ;
- применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения;
- непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков);
- ненаправление/невыдача покупателю/клиенту кассового чека.
Кассы с возможностью подключения к онлайн-сервисам
В современном мире все большее значение приобретает возможность подключения касс к онлайн-сервисам. Это позволяет автоматизировать процессы учета, отчетности и взаимодействия с налоговыми органами.
Такие кассы обычно оснащены специальным программным обеспечением, которое позволяет в режиме реального времени передавать информацию о продажах и кассовых операциях в облачную базу данных. Это позволяет осуществлять мониторинг и анализ продаж, генерировать отчеты и сводки, а также в любой момент проверить соответствие учетных данных и отправить их в налоговую службу.
| Модель кассы | Особенности | Цена |
|---|---|---|
| Касса «OnlinePOS» | Полная интеграция с онлайн-сервисами, функции учета и анализа продаж, отправка отчетности в налоговую службу | от 50 000 рублей |
| Касса «CloudCash» | Облачное хранение данных, автоматическая синхронизация с онлайн-сервисами, генерирование отчетов и сводок | от 40 000 рублей |
| Касса «eConnect» | Интеграция с популярными платежными сервисами, возможность автоматического выписывания счетов и отправки электронных чеков | от 60 000 рублей |
Выбор кассы с возможностью подключения к онлайн-сервисам зависит от потребностей и бюджета предприятия. Важно учитывать такие факторы, как стоимость и функционал кассы, удобство использования и надежность соединения с облачным сервисом. Необходимо также учитывать требования законодательства, связанные с электронным учетом и передачей данных в налоговые органы.
Компактные и портативные кассы для работы в разных местах
В современном бизнесе все чаще возникает необходимость в использовании кассового оборудования в разных местах: на выездных мероприятиях, ярмарках, фестивалях и т.д. В таких случаях мобильная касса становится незаменимым помощником для проведения оперативных расчетов.
Компактные и портативные кассы обладают рядом преимуществ, которые делают их идеальным выбором для работы в разных местах:
- Удобство использования: Мобильные кассы обычно имеют небольшие размеры и невесомую конструкцию, позволяющую взять их с собой в сумке или кармане. Они просты в установке и пользовании, не требуют специальных навыков от оператора.
- Надежность: Портативные кассы обладают высокой степенью защиты от внешних воздействий, таких как удары, влага и пыль. Они оснащены надежной батареей, обеспечивающей длительное время работы без подзарядки.
- Многофункциональность: Большинство мобильных касс поддерживают различные способы оплаты, включая банковские карты, электронные кошельки и QR-коды. Они также могут работать в автономном режиме без подключения к Интернету, что особенно удобно на выездных мероприятиях.
- Совместимость: Портативные кассы легко интегрируются с другими системами учета и бухгалтерии, что позволяет автоматизировать процесс работы и снизить вероятность ошибок.
Если у вас есть необходимость работать в разных местах и проводить оперативные расчеты, то компактные и портативные кассы станут незаменимым помощником. Выбор такого оборудования позволит вам ускорить работу, повысить качество обслуживания и улучшить имидж вашего бизнеса.
Кассовые документы, отмененные Минфином в 2024 году
Министерство финансов России приняло ряд решений, касающихся кассовых документов, которые вступили в силу с начала 2024 года. Ниже приведен полный список документов, которые больше не требуется формировать и хранить в кассовой аппаратуре:
— Кассовый ордер – документ, выдаваемый приемщиком товара или услуги для подтверждения реализации и получения денежных средств;
— Квитанция – документ, выдаваемый при получении денежных средств от покупателя. Отныне покупатель получает лишь чек вместо квитанции;
— Предоплата – документ, подтверждающий факт оплаты товара или услуги до их поставки или оказания;
— Оригинал отчета – документ, содержащий информацию о суммах продажи, оплаты и возвращения товаров или услуг, а также остатке денежных средств в кассе продавца;
— Акт – документ, подтверждающий факт выполнения исполнительных работ или оказания услуги;
— Возврат товара – документ, подтверждающий факт возврата купленного товара;
— Счет – документ, выставляемый продавцом покупателю для получения оплаты;
— Счет-фактура – документ, подтверждающий факт поставки товара или оказания услуги и содержащий информацию о его стоимости;
— Акт о передаче – документ, подтверждающий факт передачи товара или услуги.
Новые требования к кассовым аппаратам
В 2024 году к кассовым аппаратам будут предъявляться новые требования, которые связаны с изменениями в законодательстве и развитием технологий. Важно обратить внимание на эти требования, чтобы выбрать подходящую модель кассового аппарата.
Одним из главных требований является обязательность использования электронного журнала продаж (ЭЖП). ЭЖП позволяет автоматически фиксировать все продажи, а также хранить данные в электронном виде. Это упрощает работу предпринимателя, так как не требуется вести отдельный учет и хранить бумажные чеки. Кассовые аппараты, которые не поддерживают ЭЖП, будут неактуальными в 2024 году.
Еще одним важным требованием является возможность подключения кассового аппарата к интернету. Это позволяет передавать данные о продажах в налоговую службу в режиме онлайн, а также использовать дополнительные сервисы, например, интеграцию с онлайн-кассами или электронными платежными системами. Поэтому кассовые аппараты без поддержки интернета будут менее функциональными и неактуальными.
Также стоит обратить внимание на требования к принтеру кассового аппарата. Новые модели должны иметь принтер с высокой скоростью печати и возможностью печати на этикетках. Это позволяет ускорить обслуживание клиентов и предоставлять дополнительные сервисы, например, печать штрих-кода на этикетке.
| Требование | Описание |
|---|---|
| Электронный журнал продаж | Автоматическая фиксация всех продаж и электронное хранение данных |
| Подключение к интернету | Передача данных о продажах в налоговую службу и использование дополнительных сервисов |
| Принтер с высокой скоростью печати и печатью на этикетках | Ускорение обслуживания клиентов и предоставление дополнительных сервисов |
Автоматизация процесса выдачи чеков
Автоматизация процесса выдачи чеков стала одним из важных изменений, предложенных Министерством финансов в 2024 году. Это связано с необходимостью улучшения контроля за продажами, а также с целью упростить процесс фискализации для предприятий различных отраслей.
Новые требования предусматривают использование специальных электронных систем, которые позволяют автоматически формировать и выдавать печатные или электронные чеки покупателям. Это значительно сокращает время и усилия, затрачиваемые на оформление кассовых операций, а также снижает вероятность ошибок при выдаче чеков.
Одной из основных целей автоматизации процесса выдачи чеков является обеспечение прозрачности и надежности фискальных данных. С использованием специализированных программных решений предприятиям будет проще и эффективнее соблюдать требования законодательства по сохранению и предоставлению фискальных документов.
Более того, автоматизация процесса выдачи чеков позволяет предприятиям улучшить взаимодействие с покупателями. Компании могут использовать современные технологии, такие как мобильные приложения или QR-коды, чтобы предоставлять чеки покупателям без использования печатных носителей. Это дает возможность улучшить качество обслуживания и создать положительный образ компании в глазах клиентов.
Таким образом, автоматизация процесса выдачи чеков становится важным элементом современной кассовой системы. Она позволяет предприятиям обеспечить точность и надежность фискальных данных, упростить процесс фискализации и улучшить качество обслуживания покупателей. Внедрение электронных систем выдачи чеков является важным шагом в реформировании кассового учета и облегчает выполнение требований Министерства финансов.
Возможные последствия нарушения требований
Нарушение требований по оформлению кассовых документов, установленных Минфином, может иметь серьезные последствия для предпринимателей и организаций:
- Административная ответственность в виде штрафов и санкций со стороны налоговых органов;
- Финансовые потери из-за необходимости выплаты штрафов и возможного приостановления деятельности;
- Уголовная ответственность в случаях тяжких нарушений;
- Потеря доверия со стороны клиентов, партнеров и инвесторов;
- Репутационные риски и ухудшение бизнес-имиджа;
- Усложнение взаимодействия с контролирующими органами;
- Ограничение возможностей получения кредитов и финансирования;
- Снижение эффективности управления финансами и бухгалтерскими операциями.
Для избежания этих негативных последствий, предпринимателям и организациям рекомендуется тщательно изучить и соблюдать требования, установленные Минфином по оформлению кассовых документов. Необходимо также внедрить соответствующие системы и процессы, чтобы гарантировать правильное и своевременное оформление документов.
Современные модели и функционал
Современные кассовые аппараты для ИП предлагают разнообразный функционал, который обеспечивает комфортное и эффективное использование.
Одной из основных функций является автоматическая отправка данных в ФНС для отчетности. Теперь предпринимателям не нужно тратить время на заполнение бумажных отчетов – все данные отправляются автоматически и надежно.
Дополнительный функционал включает возможность интеграции кассового аппарата с онлайн-сервисами, такими как интернет-магазины или программы учета. Это позволяет автоматизировать процесс продаж и учета наиболее удобным образом.
Современные модели также обладают дополнительными интерфейсами для взаимодействия с другими устройствами, например, считывателями штрих-кодов или весами. Это упрощает работу с товарами и обеспечивает точность и скорость обслуживания.
Большинство современных кассовых аппаратов также имеют возможность подключения к интернету. Это позволяет операторам получать обновления ПО и справочников, а также предоставляет доступ к облачным сервисам для хранения и анализа данных. Такой функционал повышает гибкость и надежность работы аппарата.