Хранение путевых листов в организации: срок
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение путевых листов в организации: срок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно разработанной организацией процедуре, путевые листы должны храниться в журнале учета водителей и автомобилей. Для удобства и контроля за правильностью заполнения и хранения, ведение этого журнала осуществляется ответственными лицами.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Основные сроки хранения путевых листов
Итак, можно выделить следующие основные сроки хранения путевых листов:
- Минимальный срок — 5 лет.
- При условии проведения проверки контролирующим органом в течение 5 лет.
- 50 лет — если путевой лист подтверждает вредные или опасные условия труда.
Для электронных путевых листов действуют те же правила. Они также должны храниться не меньше 5 лет в форме электронных документов.
| Тип путевого листа | Срок хранения |
| Обычный бумажный | 5 лет |
| Подтверждающий условия труда | 75 лет |
| Электронный | 5 лет |
Как видно из таблицы, для разных типов путевых листов сроки хранения могут различаться.
Какие санкции могут быть за нарушение сроков хранения путевых листов?
Нарушение сроков хранения путевых листов может повлечь за собой серьезные санкции для организации. В соответствии с законодательством Российской Федерации, несоблюдение правил хранения путевых листов в архиве может привести к таким последствиям:
Штрафные санкции:
- Административное наказание в виде штрафа, размер которого может быть установлен отдельно для каждого конкретного нарушения;
- Приостановление деятельности организации до исправления нарушений;
- Лишение лицензий или разрешений на осуществление определенного вида деятельности;
- Назначение административной ответственности для руководителей организации.
Уголовные санкции:
- Уголовная ответственность для руководителей организации в случае систематического и умышленного нарушения сроков хранения путевых листов;
- Признание нарушений как экономических преступлений с возможными наказаниями в виде лишения свободы, штрафов или конфискации имущества.
Санкции за нарушение сроков хранения путевых листов преследуют цель обеспечения контроля и законности в деятельности организаций. Поэтому рекомендуется всегда соблюдать установленные сроки хранения и аккуратно вести архивную документацию, чтобы избежать негативных последствий для организации и ее руководителей.
Сроки хранения путевых листов на предприятии
Понятие «путевой лист» означает место, где фиксируются все основные данные о движении автомобиля: название организации, номер автомобиля, дата начала и окончания движения, маршрут и цель поездки. В случае неправильного заполнения или помех в обстоятельствах, такие путевые листы подлежат списанию.
Списания путевых листов производятся в связи с истечением срока их хранения, а также в случае использования автомобиля для непредназначенных целей или нарушения правил движения. Если путевой лист испорчен или имеет какой-либо дефект, он должен быть утилизирован.
Хранение путевых листов на предприятии происходит на протяжении определенного времени, согласно правилам. В общем случае, путевые листы хранятся в течение года. Но существуют изменения и дополнительная документация в зависимости от особенностей организаций и от вида деятельности.
Правила хранения и оформления путевых листов на предприятии требуют соблюдения определенного порядка. Каждый путевой лист должен быть пронумерован и сшит. Номера путевых листов начинаются с 01 и прошиваются специальным образом.
Организация, находящаяся в Москве (адрес головного офиса: ул. Образцова, д. 17), использует в служебных целях легковой автомобиль Audi A6 2.6. Для учёта работы автомобиля организация использует типовую межотраслевую форму № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Автомобиль работает с кондиционером в условиях городской черты (возможен простой в “пробках”). С учётом этих факторов базовая норма расхода бензина (10 л на 100 км) скорректирована на поправочные коэффициенты и установлена равной 13,2 л на 100 км.
5 июня 2006 года директор организации Фролов А. В. на автомобиле ездил в филиал, расположенный на ул. Покровка, д. 2, после этого к поставщику, который находится по адресу ул. Госпитальный вал, д. 5.
За этот день водитель автомобиля заполнил оборотную сторону путевого листа так, как показано в образце.
Помимо списания использованного горючего путевой лист в установленных случаях необходим для начисления заработной платы водителю. В этих целях раздел “Расчёт заработной платы” заполняется работниками бухгалтерии.
Если заработная плата водителю начисляется повременно, то её сумму указывают по строке “За часы, руб. коп.”. Для этого количество отработанных за день (смену) часов умножают на часовую тарифную ставку водителя.
Если же заработная плата водителя является сдельной, то бухгалтер сумму зарплаты отражает по строке “За километраж, руб. коп.”. Для этого количество километров, пройденных за день, умножают на сдельную ставку.
Нужно ли хранить испорченные путевые листы?
Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей. Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.
Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.
Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?
В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:
- путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
- путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
- путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
- путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
- путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).
Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.
Где должны храниться путевые листы. Росархив путевые листы срок хранения
» Снилс » Где должны храниться путевые листы. Росархив путевые листы срок хранения
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Как хранить бухгалтерские документы. Какие бухгалтерские документы хранить обязательно — читайте в статье.
Вопрос: Путевые листы на автомобили должны храниться в бухгалтерии или у механика.
Ответ: Коммерческие организации самостоятельно определяют где хранить бухгалтерские документы. Законодательством не закреплено где именно нужно хранить путевые листы. Вместе с этим для обеспечения контроля за сохранностью путевых листов, их целесообразно хранить в бухгалтерии.
Отсутствие первичных документов признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена НК. Поэтому, первичные бухгалтерские документы (в том числе путевые) лучше хранить в бухгалтерии.
Требования к хранению
Путевые листы должны храниться в течение установленного законодательством срока. Согласно Приказу Минтранса РФ от 19 января 2015 года № 26, срок хранения путевых листов составляет 5 лет со дня окончания календарного года, в котором была завершена перевозка.
В соответствии с требованиями Минтранса РФ, путевые листы должны храниться в качественной бумажной форме. Формат путевых листов должен быть нормализован и соответствовать установленным требованиям.
Обязательно ведение и хранение истории передвижений автотранспортных средств на основе путевых листов. Для этого вместе с путевым листом необходимо хранить дополнительные документы, которые подтверждают историю передвижений.
Хранение путевых листов может осуществляться в бумажном виде или в электронном виде. В случае электронного хранения необходимо соблюдать требования к электронной подписи, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность информации.
Важно также обеспечить доступность и удобство поиска хранящихся путевых листов. Для этого следует использовать систему архивации и организовать удобную систему хранения и каталогизации документов.
Указание инвентарного номера для троллейбусов и трамваев
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
Отметка о прохождении технического контроля
161. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
С 1 января 2021 года контролер технического состояния в дополнение к дате и своей подписи должен поставить в путевом листе отметку «выпуск на линию разрешен».