Первая зарплата для новичков: когда выдавать?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первая зарплата для новичков: когда выдавать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, мы рассмотрели правила и сроки перечисления НДФЛ с зарплаты и иных выплат физлицам в 2023 году. Действительно, изменений очень много. Пока компании только осваиваются с новым порядком, поэтому возникает немало вопросов.
Изменения порядка начисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов
В 2023 г. поменялась дата получения дохода для налогообложения — теперь это не последний день месяца, а дата, когда доход фактически был выплачен. Соответственно, работодателям как налоговым агентам придется перечислять подоходный налог, удержанный в период с 23 числа предыдущего месяца до 22 числа текущего, до 28 числа текущего месяца. При этом до 25 числа нужно направить в налоговую уведомление об исчисленной сумме по НДФЛ для корректного направления денежных средств, получаемых в рамках единого налогового платежа (ЕНП).
Стоит обратить внимание на обновление тарифа по страховым взносам. Деления платежей не предусматривается, поэтому достаточно сформировать 2 платежа — по взносам за медицинское и пенсионное страхование и ВНиМ (временной нетрудоспособности и материнству), а также по взносам за травматизм (взымается с предприятия, а не с каждого сотрудника).
В 2023 г. бухгалтерии придется рассчитывать НДФЛ непосредственно в текущем месяце. При использовании автоматизированных программ 1С проблем не предвидится. Но если заработная плата считается бухгалтером вручную, он может не успеть рассчитать подоходный с аванса, который выплачивается в текущий налоговый период.
В любом случае придется объяснить работнику причину выплаты аванса в меньшем размере. Стоит сделать особый акцент на том, что фактический размер заработной платы не меняется, уменьшение связано не с внутренней политикой предприятия, а с обновлением налогового кодекса в 2023 году. Объяснять ничего не придется только в случае, если понижающий коэффициент применялся к авансу еще до 2023 г.
Для снижения нагрузки с бухгалтеров стоит установить и настроить программу, например, «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), которая автоматически начисляет аванс и зарплату с учетом нормативных изменений и готовит отчетность. Для предупреждения недовольства работников можно изменить размер аванса и сроки перечисления заработной платы. Трудовой кодекс России позволяет это сделать:
- ст. 139 ТК РФ указывает на расчёт средней зарплаты из фактически отработанного времени;
- ст. 136 ТК РФ устанавливает выплату заработка не реже двух раз в месяц;
- ст. 136 ТК РФ дает право производить перечисления аванса заработной платы под расчет в срок до 15 дней по окончанию периода, за которой начислялась выплата.
Общие сроки для новых сотрудников не подойдут
Правило о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца содержится в ч. 6 ст. 136 ТК РФ. И никаких исключений, например для вновь принятых сотрудников, ни этой, ни другой статьей ТК РФ не предусмотрено. Поэтому новые работники также должны получать свой заработок не реже чем каждые полмесяца. При этом полмесяца – это 15 календарных дней (плюс-минус один день в зависимости от количества дней в календарном месяце). Таким образом, свою первую выплату новички должны получить не позднее чем через 15 календарных дней после начала работы.
Точные сроки выдачи первой части заработка (аванса) и второй части заработка (расчета) могут быть установлены:
- в трудовом договоре, или
- коллективном договоре, или
- в правилах внутреннего трудового распорядка (как отдельном локальном нормативном акте).
Как правильно составить приказ
На сегодня нет стандартного единого для всех образца приказа о сроках выплаты заработной платы, так что работодатели могут писать его в произвольном виде. В некоторых случаях предприятия используют внутренние шаблоны документа, утвержденные в учетной политике фирмы. Но, вне зависимости от того, какой путь будет выбран, приказ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:
- дата составления,
- название организации,
- суть распоряжения, т.е. точные даты выдачи заработной платы,
- основание для его написания,
- ответственных за его исполнение лиц, с указанием их должностей и ФИО.
Если к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их нужно отметить в отдельном пункте.
Штраф за выплату зарплаты раньше срока
Если работнику была начислена зарплата раньше срока, то понести ответственность могут следующие лица:
|
Ответственное лицо |
Размер штрафа |
|
Работник занимающий руководящую должность |
1000-5000руб. |
|
Работодатель/ИП |
1000-5000руб. |
| Предприятие |
30000-50000руб. |
Кому обязательно менять даты выплат в документах
Некоторым работодателям ничего делать не потребуется, если даты выплаты зарплаты отвечают требованиям новой статьи 136 ТК РФ.
Однако обязательно нужно изменить даты выплаты зарплаты, если:
- работники получают зарплату позже чем через 15 дней после окончания периода, за который она начислена (например за вторую половину месяца — 18-го числа следующего месяца);
- зарплата выдается один раз в месяц;
- зарплата выдается в дни, между которыми больше половины месяца, например 6-го и 23-го;
- зарплата выплачивается не в конкретный день, а в один из дней фиксированного периода, например с 5-го по 10-е число.
Размер аванса определяется из расчета оклада (тарифной ставки) работника и всех надбавок, не зависящих от оценки работы за месяц в целом или от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда.
По общему правилу аванс должен выплачиваться сотрудникам пропорционально отработанному ими времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и от 05.08.2013 № 14-4-1702).
В расчет аванса включается вознаграждение за труд и некоторые из компенсационных надбавок. Например, выплата за работу в ночное время в соответствии со ст. 154 ТК РФ, надбавки за совмещение должностей, профессиональное мастерство, стаж работы и др.
Стимулирующие выплаты (премии) на размер аванса не влияют и начисляются по результатам достижения работником показателей эффективности работы по итогам месяца.
Доплата за сверхурочную работу, за работу в выходные и праздничные нерабочие дни (ст. 152, 153 ТК РФ) в аванс не включается. Такая доплата начисляется в пользу работника при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц. Районные коэффициенты, процентные надбавки северянам тоже начисляются на месячную зарплату. Поэтому в общем случае перечисленные компенсационные выплаты не влияют на размер аванса.
Аванс в процентах от зарплаты и фиксированный аванс
ТК РФ не запрещает работодателям платить аванс в процентах от заработной платы. Причем данный способ выплаты аванса наиболее удобен. При нем бухгалтеру не нужно обрабатывать табель учета рабочего времени, а работнику заранее известна сумма, которую он получит за первую половину месяца.
Зачастую работодатели выплачивают работникам аванс в размере 40% от месячного заработка, что позволяет достичь равномерности выплат в пользу работника.
Однако в некоторых случаях данный способ выплаты аванса неприменим. Например, когда первую половину месяца работник отработал не полностью (в связи с больничным, отпуском, отгулами и т. д.).
Выплата аванса в процентах к зарплате в подобных случаях приведет к тому, что аванс превысит реальный заработок сотрудника. Причем если и за вторую половину месяца в расчетной ведомости не будет начислений, тогда бухгалтер не сможет удержать НДФЛ с суммы выплаченного до окончания месяца аванса.
Что касается фиксированного ежемесячного аванса, то его применения лучше избегать.
По мнению контролеров, выплата аванса работникам в фиксированном размере – это дискриминация в сфере труда и нарушение прав работников на получение заработной платы в полном объеме (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, письмо Минфина от 29.03.2016 № 02-07-05/17670).
Поэтому даже если уровень оплаты труда у всех работников на предприятии примерно одинаковый, выплата фиксированного аванса незаконна.
При несоблюдении порядка и сроков выплаты заработной платы работодателю грозит административная и материальная ответственность.
Административная предусматривает следующие штрафы:
| ИП (тыс. рублей) | Юрлицо (тыс. рублей) | Должностное лицо (тыс. рублей) | |
|---|---|---|---|
| Первый раз | 1-5 | 30-50 | 10-20 или предупреждение |
| Повторное нарушение | 10-30 | 50-100 | 20-30 |
Предмет регламента по оплате труда
При этом размеры оклада устанавливаются штатным расписанием Компании. Оклад работника формируется из двух частей – постоянная величина оклада и переменная величина оклада (исполнительские). Постоянная величина оклада выплачивается сотруднику ежемесячно в соответствии с установленным в компании порядком. Переменная величина оклада (исполнительские) выплачивается работнику по итогам его деятельности за квартал вместе с постоянной величиной оклада, в месяц, следующий за отчетным периодом. Начисление исполнительских осуществляется с момента прохождения работником испытательного срока. Размер переменной величины определяется по следующей схеме:
базовая ставка исполнительских за месяц Х коэффициент эффективности (от 0% до 100%)
Коэффициент эффективности рассчитывается генеральным директорам по итогам деятельности сотрудника на основании критериев эффективности и стандартов, зафиксированных в должностной инструкции сотрудника.
Штрафы за нарушение выплат заработной платы за первую половину месяца
Размеры таких штрафов отражены в таблице ниже.
| Кому грозит штраф | Наказание |
| За первое нарушение | |
| Компания | От 30 до 50 т.р. |
| Должностное лицо (директор или бухгалтер) | Предупреждение или штраф от 10 до 20 т.р. |
| ИП | От 1 до 5 т.р. |
| За повторное нарушение | |
| Компания | От 50 до 100 т.р. |
| Должностное лицо | От 20 до 30 т.р. или дисквалификация от 1 до 3 лет |
| ИП | От 10 до 30 т.р. |
Что нужно учесть при установлении дат выплаты заработной платы
Перед тем как утвердить зарплатные даты, просчитайте возможные риски и налоговые последствия. Есть ряд скользких моментов, на которые следует обратить внимание:
- Не следует путать выражения «каждые полмесяца» и «дважды в месяц». Например, числа 3 и 16 подходят под определение «дважды в месяц», однако здесь не соблюдено правило непревышения разрыва в 15 дней, поскольку с 16-го числа до 3-го получается больше, чем полмесяца.
- Опасно выбирать не четкие даты, а временной промежуток — например, с 1-го по 5-е число, равно как и граничные сроки, например, не позднее 5-го и 25-го чисел. Во-первых, ст. 136 ТК РФ говорит о необходимости установления именно определенных дат, а во-вторых, есть риск запутаться и превысить полумесячный интервал между выплатами. О неправомерности такого подхода говорится в письме Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242, постановлении ВС РФ от 15.05.2014 № 3-АД14-1, определении Забайкальского краевого суда от 05.09.2012 № 33-2867-2012.
- Небезопасной также будет недостаточно определенная фраза, например: «зарплата выдается не позднее 5-го и 20-го чисел каждого месяца». Ведь понять по такой фразе, когда выдают аванс, а когда окончательную сумму, невозможно.
- Подбирая удобные даты, нужно принять во внимание и требования НК РФ. Так, 15-е число для окончательного расчета оказывается неудобным, поскольку выдача аванса в этом случае приходится на 30-е число, а это во многих месяцах — крайний день. С аванса, выплаченного в последний день месяца, придется удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). А вот в месяцах, в которых 31 день, этого делать не надо. Это создаст путаницу как для бухгалтера, так и для контролеров.
О том, как отразить дату удержания налога в 6-НДФЛ, читайте в этой статье.