Бланк доверенности на получение груза и ее удостоверение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бланк доверенности на получение груза и ее удостоверение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
Что указывать обязательно
Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:
- наименование бланка;
- дата, когда начали составлять;
- названия организаций-участников или Ф.И.О. ИП;
- в чем заключается операция;
- результат совершения в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- ФИО и должность человека, который несет ответственность за операцию.
Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:
- Применяется как СФ.
- Как первичка для отчетности.
Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.
Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны
Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.
В остальном необходимо проверить, отметились ли:
- кто выполнял отгрузку;
- отвечающий за корректное оформление от имени продавца;
- кто принимал ТМЦ;
- ответственный за правильность подготовки у выгодоприобретателя.
Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.
Инструкция по заполнению доверенности на получение груза
- В начале документа пишется слово «Доверенность» и ее номер по внутреннему документообороту. В следующей строке указывается населенный пункт, в котором составляется документ, а также дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
- Далее в доверенность вписываются реквизиты доверителя — юридического лица: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы).
- Затем следует написать должность сотрудника, от лица которого составляется данный документ (обычно это директор, генеральный директор организации или иное уполномоченное на подпись лицо), его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель («На основании Устава», «Положения» и т.п.).
- После этого вносятся персональные сведения, касающиеся представителя: его фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан).
- Следующая часть доверенности касается непосредственно тех поручений, на выполнение которых уполномочен представитель. Если поручений много, то их желательно указывать отдельными пунктами с четкими формулировками.
- В предпоследней строке следует вписать срок действия доверенности или дату, до которой доверенность является действительной.
После внесения вышеуказанной информации доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую должен удостоверить руководитель предприятия-доверителя. Он также расписывается под доверенностью и, при необходимости, ставит печать организации. Некоторые доверенности требуется в обязательном порядке заверять у нотариусов, но к данному виду это не относится – здесь достаточно простой подписи и печати доверителя, впрочем, отсутствие которой допускается в случае, если организация работает без неё.
Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.
С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.
Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.
С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.
Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника
Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
Как составляют товарную накладную
Накладная заполняется в двух (если ТТН, то в трех) экземплярах. Для продавца она служит основанием для списания ТМЦ, для покупателя — для их оприходования, для перевозчика это свидетельство выполнения его работы. Глава компании может передать право подписи другим работникам. Тогда он утверждает список уполномоченных лиц, оформляет на них доверенность или приказ.
Товарную накладную со стороны поставщика подписывают:
- директор — в графе «Отпуск груза разрешил»;
- главбух — в соответствующей графе;
- работник, реально отгрузивший со склада ТМЦ — в графе «Отпуск груза произвел»;
- другие работники, наделенные правом подписи и имеющие доверенность.
Руководитель, доверяя человеку отправление ТМЦ, заверяет это документально. На уполномоченного должен быть оформлен приказ или доверенность. Например, если торговля транзитная, то за отпуск груза в накладной подписывается человек, работающий у продавца. Документ подписывают в день, когда произошла отгрузка.
Со стороны покупателя на накладную подписи ставятся аналогичным образом. Уполномоченные обязаны указать свои фамилии с инициалами и должности. Работники сторон могут расписаться и поставить фамилию в графе о принятии груза, если у них есть доверенность. Подпись ставится после принятия товара.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
…
В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.
Четвертый экземпляр накладной может быть составлен для бухгалтерии грузоотправителя, если это необходимо.
12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником.
Для чего нужна товарная накладная торг-12, правила ее оформления
Инфо Как следует из вопроса, в рассматриваемом случае поставщик в качестве первичного документа для отгрузки товара использует унифицированную форму ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Этим же постановлением утверждены и Указания по ее заполнению, в соответствии с которыми товарная накладная по форме ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Порядок оформления новой транспортной накладной
В данном случае условия перевозки и стоимость услуг согласовываются с заказчиком перевозки, который не является грузоотправителем или грузополучателем. Подпункты 1-7 транспортной накладной грузоотправитель не заполняет. Это делают заказчик перевозки или перевозчик.
По этой же причине в п. 16 ТН подпись и печать проставляет заказчик, а не грузоотправитель. Это означает согласование с перевозчиком всех условий перевозки груза и подтверждает достоверность и правильность внесенной в транспортную накладную информации. Во всем остальном оформление происходит в порядке, описанном в таблице.
Указание в п. 16 ТН грузоотправителя не будет ошибкой. Как вариант можно добавить графу в п. 16 и указывать наряду с грузоотправителем заказчика .
Рекомендуем в таких случаях в договоре перевозки указывать обязанность перевозчика по заполнению ТН (в том числе п. 1-7) и оформлять ТН в 4 экземплярах.
В рассматриваемом случае грузополучатель является заказчиком перевозки. Поэтому п. 1-7 транспортной накладной заполняет именно он.
По договоренности с перевозчиком эти подпункты могут заполняться перевозчиком на основании заявки. В п. 16 ТН подпись и печать проставляет грузополучатель (не грузоотправитель). Это означает согласование с перевозчиком всех условий перевозки груза на основании заказа и подтверждение достоверности и правильности информации. Во всем остальном оформление происходит в порядке, описанном в таблице.
Указание в п. 16 ТН грузоотправителя не будет ошибкой. Как вариант можно добавить графу в п. 16 и указывать наряду с грузоотправителем Заказчика .
Рекомендуем в таких случаях в договоре перевозки указывать обязанность перевозчика по заполнению ТН (в том числе п. 1-7).
Обращаем внимание, что для заказчика перевозки ТН является документальным подтверждением расходов на перевозку. Налоговые органы признают расходы на перевозку документально подтвержденными только при наличии транспортной накладной. Судебная практика спорная и сложилась до утверждения новой формы накладной.
Комплект документов у поставщика включает: договор поставки, ТОРГ-12, договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, акт оказанных услуг.
Рекомендуем также иметь оформленную транспортную накладную (по форме 1-Т до 25.07.2011 и по новой форме с 25.07.2011), однако это не обязательно. Доверенность на представителя грузополучателя на получение ТМЦ, скорее всего, экспедитор не выдаст.
Если экспедитор своими силами осуществляет перевозку, то наличие транспортной накладной обязательно. Ведь в данном случае экспедитор выступает перевозчиком, а не посредником.
Комплект документов у покупателя включает: договор поставки, ТОРГ-12, транспортную накладную, копию путевого листа на водителя, доверенность на своего представителя на получение ТМЦ.
В данном случае ТН обязательна, так как экспедитор в любом случае привлечет перевозчика и транспортная накладная оформляется.
Если же покупатель не является грузополучателем, то путевого листа и транспортной накладной у него не будет. В такой ситуации рекомендуем требовать от поставщика копии накладной в целях подтверждения доставки товара грузополучателю.
В комплект документов у покупателя входят: договор поставки, ТОРГ-12, договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, акт оказанных услуг, транспортная накладная, если покупатель является грузополучателем.
Накладная у покупателя должна присутствовать, если он является грузополучателем. Так как экспедитор в любом случае привлекает перевозчика, то один экземпляр накладной остается у грузополучателя.
В комплект документов у поставщика входят: договор поставки, ТОРГ-12, транспортная накладная, копия путевого листа на водителя перевозчика, доверенность на водителя перевозчика на получение ТМЦ и копия поручения экспедитору.
Для поставщика важно наличие стороннего перевозчика. При передаче товара поставщик должен удостовериться, что передает товар уполномоченному представителю. Из транспортной накладной можно установить, кто является заказчиком перевозки. Если это не покупатель, значит необходимо запросить поручение экспедитору или доверенность на водителя от покупателя.
Указанные выше рекомендации составлены на основании законодательства РФ и практики его применения. Правильно и полно оформленные комплекты документов по доставке товара помогут минимизировать налоговые риски.
Однако претензий налоговых органов не избежать, если контрагент признан недобросовестным. В данном случае от полноты комплекта документов, подтверждающего реальность доставки товара, и правильности его оформления будет зависеть успех налогоплательщика в отстаивании своих интересов в суде.
Не создавайте дополнительных рисков, а правильно и своевременно оформляйте оправдательные документы.
Со стороны отправителя груза накладную подписывают:
- В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
- В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.
Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.
Между отправителем и получателем товара может быть организован электронный документооборот при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, подписанных электронной цифровой подписью.
Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан квалифицированной электронной подписью. Это означает, что такая подпись должна быть получена на всех лиц, подписывающих накладную в форме электронного документа.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
Электронная транспортная накладная
С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.
Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.
Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.
Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Как заполнить транспортную накладную
Транспортную накладную последовательно заполняют все участники перевозки.
Сначала Грузоотправитель заполняет свою часть – это основная часть накладной, где фиксируется больше всего информации. Затем в нее вносит свои данные Перевозчик. И, последним в свою часть накладной вписывает свои данные Получатель груза.
По новым правилам информация о подписантах детализирована. Теперь нужно точно указывать, кто подписывает транспортную накладную от каждой из сторон: от грузоотправителя — лицо, осуществившее погрузку, от перевозчика — водитель, от грузополучателя — любое уполномоченное им лицо.
Подписывается накладная представителями трех сторон:
- Грузоотправителя;
- Грузополучателя;
- Перевозчика (им может быть водитель).
Водитель может быть представителем только одной стороны. Он не вправе подписывать документ за всех участников перевозки.
Транспортная накладная составляется на автомобиль. Если в одной машине отправлено несколько партий груза, можно составить одну накладную, в которой указывается весь перечень грузов. Но, если большую партию разделили на несколько машин, нужно составить столько накладных, сколько автомобилей загружено.
Подписывается накладная:
- В бумажном варианте «живой» подписью.
- В электронном варианте усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Водитель может использовать простую электронную подпись либо усиленную неквалифицированную ЭП. Но только в том случае, если перевозчик впоследствии подпишет накладную своей УКЭП.