Как составить график отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить график отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Пошаговая инструкция формирования:

1. Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
2. Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
3. Заполнение утвержденной формы.
4. Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
5. Этап утверждения руководителем.
6. Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.

Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.

В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.

Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.

После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
• в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

• оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
• не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Заполнение формы, содержащей данные об очередности и продолжительности отпусков сотрудников организации – прямая обязанность работодателя. В случае отсутствия у работодателя графика, оформленного в соответствии с правилами ТК, предусмотрено административное наказание.

В КоАП, статья 5.27, описаны административные наказания, предусмотренные в случае отсутствия графика:

• изначально выносится предупреждение;
• должностные лица наказываются штрафом, сумма которого определяется с учетом тяжести и обстоятельств нарушения и составляет 1000–5000 рублей;
• предпринимателей также штрафуют, сумма тоже 1–5 тысяч рублей;
• юрлица штрафуются на 30–50 тысяч рублей.

В отдельных случаях выносится решение о прекращении деятельности организации, если нарушения носят комплексный и систематический характер.

График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно всем правилам и требованиям законодательства. Важно учесть правила заполнения формы и успеть утвердить документ в установленные законом сроки.

Оформление графика отпусков в организации: как сделать правильно

В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.

В тех условиях, когда исследуемый вопрос не освещен в организационных руководящих документах предприятия, следует обращаться к трудовому законодательству и брать за основу сложившуюся практику.

Процедурам разработки и оформления графика отпусков должна предшествовать предварительная подготовка, которая может выполняться следующими способами:

1. По причине того, что график содержит информацию о периодах нахождения в отпусках сотрудников всех структурных подразделений, то рациональнее первоначально разрабатывать графики отпусков в каждом из таких подразделений. Представленная схема актуальна для крупных предприятий. В таком порядке управляющие отделов, участков, бригад и пр. первоначально составляют графики на вверенный им трудовой коллектив.

   В дальнейшем названные проектные документы направляются в кадровую службу, работники которой осуществляют их анализ и вносят поправки, поскольку начальник бригады может в полной мере не владеть обстановкой в вопросах предоставлениях отдельным категориям подчиненных сотрудников установленных законодательством льгот.

   Впоследствии представленная схема разработки графика отпусков предусматривает проведение бесед с соответствующими сотрудниками и руководителями их подразделений по каждому изменению в представленных проектах. При этом не стоит ограничиваться обсуждением предполагаемых периодов отдыха исключительно с работниками, поскольку начальники при составлении проекта этого документа осуществляют планирование деятельности подразделения, а смещение временных интервалов отпусков льготников может коснуться промежутков отдыха других сотрудников и нарушить эффективность трудового процесса.

   Закончив работу с каждой структурной единицей, кадровый сотрудник приступает к разработке единого графика отпусков предприятия.

2. Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.

Возможно ли внесение корректировок в составленный график

Внесение любых корректировок в график отпусков возможно лишь при согласии на это каждой из сторон.

Используя при разработке итогового документа унифицированную форму № Т-7, важно учитывать, что фиксация переносов времени отдыха в утвержденном календарном году должна выполняться в графах 7–9. Однако, если переносы отпусков производятся на основании ч. 3 ст. 124 ТК РФ (когда при согласии работника возможен перенос отпуска на следующий рабочий год) и ч. 2 ст. 125 ТК РФ (отзыв работника), отметки об этом делаются в графе 10.

Похожие записи:

• Плата за квартиру, если никто не прописан
• Как уменьшить уставный капитал АО
• Как получить налоговый вычет за квартиру в 2023 году